Økonomisystem - UBW (Agresso)

Økonomisystemet UBW (tidligere Agresso) er anskaffet av Kunnskapsdepartementet og leveres av UNINETT gjennom en driftsløsning som gir kunden døgnkontinuerlig tilgang til et operativt økonomi- og regnskapssystem. Systemet har meget høy kvalitet og en fleksibilitet som gjør at det enkelt kan tilpasses statens økonomimodell og rapporteringskrav fra Kunnskapsdepartementet og andre offentlige instanser. Det er den enkelte kunde som eier og har ansvaret for å registrere regnskapsdata og all annen tilknyttet informasjon i systemet.
Hvem kan benytte tjenesten: 
Økonomisystemet UBW leveres og driftes av UNINETT på en måte som er tilpasset alle statlige universiteter og høgskoler i Norge. Tjenesten ble opprinnelig etablert for de små og mellomstore virksomhetene. Det er nå 20 universiteter og høgskoler som er tilknyttet ordningen. Det er fullt mulig også for andre av UNINETTs kunder å knytte seg opp mot eksisterende driftsløsning. Den opprinnelige lisensen ble anskaffet av Kunnskapsdepartementet for et antall navngitte virksomheter. Nye kunder må derfor anskaffe egen programvarelisens for UBW. 
Forutsetninger: 

Tjenesten realiseres gjennom en driftsløsning for programvaren til økonomisystemet UBW. UBW ble i sin tid anskaffet av Kunnskapsdepartementet gjennom en felles offentlig anskaffelsesprosess for alle universiteter og høgskoler som deltok.

Det er en forutsetning for å benytte tjenesten at virksomheten står på kundelisten eller anskaffer en lisens selv. Forøvrig gjelder følgende forutsetninger:

  • Virksomheten må bruke UNINETT som internettleverandør, det vil si være tilknyttet forskningsnettet
  • Virksomheten må bruke Feide-innlogging
  • Virksomheten må være egen regnskapsfører
Beskrivelse av tjenesten: 

Økonomisystemet og tilbudet av funksjonalitet tilpasses universiteters og høgskolers behov gjennom kontinuerlig rådgivning og kundemedvirkning. Økonomisystemet er for øvrig godt koordinert med andre økonomiske og administrative systemer som leveres av UNINETT.

Tjenesten er tilpasset sektorens overordnete krav til IT-arkitektur og IT-sikkerhet, og er mer eller mindre tett integrert med følgende følgende tjenester:

  • Bestillings- og fakturasystem
  • Lønn/personalsystem
  • Prosjektstyringsverktøy (avsluttes 2016). Dette erstattes av en integrert prosjektmodul i UBW som er anskaffet og hvor en pilotering av denne modulen pågår.
  • Felles studieadministrativt system

UBW består av en rekke integrerte moduler som kan benyttes innen økonomi- og regnskapsområdet.

Tjenesten fra UNINETT gir kunden :

  • Felles pålogging til UBW/Agresso og tilgang til driftsinformasjon gjennom egen portalløsning
  • Installasjon, oppgradering og vedlikehold av programvaren UBW
  • Drift av tjenestemaskiner og nødvendig basisprogramvare
  • Backup av data
  • Ytelsesoppfølging
  • Applikasjonsdrift for UBW som system
  • Mulighet for å etablere kundespesifikke grensesnitt mot andre for- og ettersystemer
  • Mulighet for å anskaffe kundespesifikke tilleggsmoduler til UBW ut over Kunnskapsdepartementets standardlisens
  • Kundestøtte
  • Konsulentbistand
  • Kurs, workshops og generell kompetanseheving levert direkte av UNINETT eller via eksterne konsulenter
  • Brukerfora og andre møteplasser for kundens brukere av tjenesten som eksempel deltakelse i SUHS-konferansen
  • Mulighet for å påvirke hvilke tjenesteområder som skal vektlegges gjennom brukerstyrte prioriteringsråd og arbeidsutvalg
  • Regelmessig uttrekk av data til Riksrevisjonen
Kostnad: 

En årlig tjenesteavgift fra UNINETT dekker alle kostnader med vedlikehold, drift og brukerstøtte av økonomisystemet. Avgiften inkluderer også timekostnader for ansatte i UNINETT som utfører arbeid tilknyttet tjenesten. Nye kunder må betale en engangs oppstartsavgift.

Eventuelle tilleggsmoduler som den enkelte virksomhet ønsker å anskaffe separat kan kjøpes direkte over rammeavtalen med Unit4 som er leverandøren av UBW. Virksomhetene faktureres årlig på samlefaktura fra UNINETT i henhold til styregodkjent betalingsmodell.

Bestillingsinformasjon: 

Ta kontakt med tjenesteansvarlig for mer informasjon.

Organisering av tjenesten: 

Tjenesten reguleres av et sett avtaler. UNINETT som kundekoordinator håndterer avtalene på vegne av kundene.

Et prioriteringsråd for økonomirelaterte systemer, med mandat godkjent av Kunnskapsdepartementet, er sammensatt av økonomiledelse fra virksomhetene og benyttes for å ta overordnede beslutninger som gjelder prioriteringer og forvaltning av tjenesten. Prioriteringsrådet støtter seg på et arbeidsutvalg for UBW og et for bestillings- og fakturasystemet Basware. Arbeidsutvalgene består av superbrukere/aktive brukere av systemet.

UNINETT er også tjenestens ansvarlige driftsleverandør i egenregi, med IT-avdelingen ved Universitetet i Oslo som underleverandører av teknisk serverdrift, og IT NOR AS som underleverandør på teknnisk installasjon og oppgradering av UBW.

Pålitelighet: 
Tjenesten har som mål å ha 99,9% tilgjengelighet innenfor normal arbeidstid. Dette oppnås ved avtalemessige krav til underleverandører på drift av servere og programvare, samt ved stort fokus fra Uninetts side på sikker og pålitelig drift. Sikkerheten ivaretas ved å begrense tilgangen til tjenesten fra eksterne ip-adresser. ROS-analyser av tjenesten er utført/skal utføres.
Support: 
Support koordineres av UNINETTs tjenesteansvarlig og utføres av virksomhetenes egne ansatte, samt eksterne konsulenter. Henvendelser skal i all hovedsak skje ved innsending av saker til kontakt@uninett.no.
Kontaktinformasjon: