Med blikk på: Digital eksamen ved Universitetet i Agder

Klar for digital storskala eksamen

Tekst: Greta Dalen

Over 5000 studenter skal gjennomføre digital skoleeksamen ved Universitetet i Agder dette semesteret. Hele prosessen er ikke digitalisert ennå, det gjenstår noen endringer før penn og papir er en sagablott. Nå har UiA og UiB utlyst en anbudskonkurranse for å få den beste leverandøren som kan levere en optimal eksamensplattform for de to universitetene. UiO har også opsjon på å være med på anbudet.

UiA startet allerede for flere år siden et prosjekt med mål om at rutiner, retningslinjer og implementering for digital eksamen skulle være på plass innen juni 2010. Prosjektet, som i stor grad var rettet inn mot Fronter, stoppet opp på grunn av manglende levering av nytt eksamensverktøy. Høsten 2011 ble et nytt prosjekt gjennomført der målsettingen var å få et overblikk over muligheter og begrensninger knyttet til digital eksamen. Våren 2012 ble det etablert et samarbeid mellom Ansgarskolen, Mediehøyskolen, Høgskolen i Telemark med målsetning om å operasjonalisere digital eksamen i organisasjonen. Samtidig ble programmet Det digitale universitet (DDU) etablert. Det ble bevilget 10 millioner kroner til programmet i 2012, digital eksamen ble utpekt som en viktig satsning. En prosjektleder, Nora Clarke, ble ansatt for å lede arbeidet med digital eksamen fram til august 2014.

Strategiske grep

- I 2012 ble det tatt viktige strategiske grep fra ledelsen ved universitetet som ønsket sterkt å satse på at digital eksamen var viktig for universitetet. Prosjektgruppa gjorde også noen viktige valg, blant annet å bestemme at vi skulle bruke studentenes eget utstyr. Den bestemmelsen har vi holdt på og gjort oss erfaringer under pilotering i to år. Noen ganger har vi lurt på det var riktig, men nå er vi trygge på at den beslutningen var riktig for vår del. Kunnskapen vi har opparbeidet oss gjennom to år med forskjellige piloter, viser at det er viktig å lære opp studentene før eksamen. Vi har kjørt om lag 30 workshops for studentene, der lærer de hvordan de skal klargjøre datamaskinen før eksamen og hvordan de for eksempel skal lagre tekst og hvordan de kommer tilbake til nettet hvis det faller ut. Vi kan ikke pålegge studentene å ha en egen laptop, de fleste har, de kan bestille en lånemaskin før eksamen. Vi har flere maskiner på lager. Akkurat nå er vi inne i en periode hvor vi skaffer oss oversikt over hvor mange studenter som trenger å låne laptop til eksamen i desember. Så langt ser det ut til at vi ikke trenger å kjøpe inn nye. Dette er en ekstrabelastning for universitetet å ha et stort lager av laptoper, vi hadde ønsket at det kom en bestemmelse om at studentene må ha egen datamaskin, sier Clarke.

Hun er foruten å være prosjektleder ved UiA også leder for ekspertgruppa i regi av Norgesuniversitetet og sentralt medlem av eCampus/Uninett arbeidsgruppe som samler informasjon og for å styrke kvaliteten i pilotarbeidet og utredningsarbeidet i sektoren. I prosjektperioden har UiA brukt eksamensplattformen Wiseflow og læringsplattformen Fronter samt testet en del andre leverandører av eksamensløsninger

- Vi har i samarbeid med Wiseflow vært med på et betydelig utviklingsarbeid for å få en god og levedyktig eksamensplattform. Den har fungert bra, selv om det er mange forbedringer vi ønsker oss. Det tar vi etter at vi har avsluttet anbudsprosessen vi er inne i nå sammen med UiB og UiO. Nå venter vi til prosessen er ferdig og ser hvilke leverandør vi velger til slutt. Da fortsetter vi med mer utviklingsarbeid for å få en best mulig eksamensplattform som blir skreddersydd til vårt behov.

Deler erfaringer

Clarke forteller og deler gjerne UiA sine erfaringer og opplevelser om hvorfor universitet har kommet dit de er i dag med å gjennomføre digital skoleeksamen i storskala, noe som sektoren har vært litt skeptisk til var mulig å gjennomføre ennå på mange år.

- Nå er vi i en ”midtveisperiode” – en periode før vi signerer en kontrakt med en leverandør. I oktober hadde vi 11 digitale skoleeksamener med om lag 800 kandidater på studentenes eget utstyr – BYOD. Alle eksamenene gikk som planlagt. Om lag fem prosent av studentene måtte begynne eksamen med penn og papir fordi de kom uforberedt til eksamen. Noen kom uten Mac eller pc, mens andre ikke hadde gjort det forarbeidet på sin egen datamaskin som vi krever før de kan avlegge digital skoleeksamen, forklarer prosjektlederen og forteller videre at de har en stor periode med mange eksamen foran seg..

Stort press på eksamenskontor og IT-avdeling

Det største arbeidspresset ved gjennomføring av digital skoleeksamen ligger på eksamenskontoret og IT-avdelingen. Det er nye rutiner som skal innarbeides og det krevers it-kompetanse i eksamenslokalene. Før jul vil om lag 7500 kandidater avlegge digital skoleeksamen, 800 har allerede gjennomført digital eksamen. En stor idrettshall med plass til om lag 200 fylles opp og resten spres på ledige lokaler som har den nødvendige infrastrukturen til digital eksamen. Ved en av eksamenen tidligere i høst ble i alt 23 lokaler ved universitetet tatt i bruk og 23 ansatte ved fra IT-avdelingen var ute i lokalene for å bistå studentene under oppstarten på eksamen.

- Nå har vi etablert en ”operasjonssentral”, som skal betjene eksamenslokalene. Erfaringer så langt er at kommunikasjonen og ansvarsfordeling mellom eksamenskontor, eksamenslokale og det tekniske personale kan bli enda bedre. På grunn av mange lokaler i noen eksamener denne høsten, må vi leie inn personalet med teknologisk kompetanse og dette blir veldig dyrt i lengden. Her må vi tenke nytt på sikt, bl.a. om det er nødvendig at alle eksamener starter samtidig. I tillegg er fagmiljøene og institusjonsledelsen nødt til å tenke nytt rundt vurdering av studentene sine fremover, skal vi fortsette med det store omfanget av skoleeksamener uten hjelpemidler? Dersom vi skal digitalisere alle de nåværende ulike type skoleeksamener, så kommer det til å koste institusjonene mye i form av administrative ressurser fremover. Enkelte faglærere ved mange institusjoner er allerede godt i gang med å tenke nytt, men dette er for ofte bare på individ nivå og ikke utbredt på tvers av emner /fagmiljø til å gjelde hele institusjonen. Jeg er optimist og regner med at også de gjenstående eksamen går greit. Vi har lagt ned og legger ned mye arbeid for at opplevelsen for studentene skal bli best mulig på selve eksamensdagen.

Eksamensvakter

UiA arrangerer også kurs for eksamensvaktene slik at de står best mulig rustet for å håndtere det nye som skjer i eksamenslokalet ved en digital skoleeksamen. Clarke sier at kommer til å kreve en annen kunnskap for fremtidens eksamensvakter, for de må fylle en annen rolle i dag enn tidligere. Eksamensvaktene må kunne veilede studentene i enkle tekniske scenario, hvilke nett de skal logge seg på, bistå i innleveringstidspunktet. På sikt, ønsker vi digitale innregistreringsløsninger på plass ut i eksamenslokalene slik at oppmøtet til studentene blir registrert digitalt, noe som eksamensvakter skal håndtere i tillegg til at de bør på sikt ha ansvar for monitoreringen som eksamenskontoret og IT avdelingen har i dag.

Heldigital

- Hva gjenstår før hele arbeidsflyten er digitalisert?

Nora Clarke forklarer at mange hovedprosesser er digitalisert, men at det er fortsatt mange delprosesser som for eksempel obligatoriske innleveringer /andre type løpende vurderinger som ikke er digitalisert.  I tillegg må flere integrasjoner komme på plass.

- Selv om vi legger opp til en digital flyt vil det ta tid før alle brukerne tar i bruk mulighetene som er der nå. Først da vil vi se den virkelige gevinsten av en digital og mer automatisk arbeidsflyt.

Universitetet i Agder har laget en video sett fra studentenes perspektiv.

Flere og flere studenter avlegger eksamen digitalt ved Universitetet i Agder. (Foto: Nora Clarke)