Digitalisering av ansettelsesprosess

Siden 2013 har seksjon for Dokumentasjon- og Informasjonsforvaltning (SDI) ved Høgskolen i Oslo og Akershus (HiOA), i samarbeid med andre, jobbet fram en digital prosess for ansettelse av timelærere. Det skal føre til bedre kvalitet, effektivitet og mer brukervennlige arbeidsprosesser.

Sparer tid og penger

Prosessen for tilsetting og avlønning av timelønnede ansatte har lenge vært preget av tungvinte arbeidsmetoder og lite enhetlige rutiner, forteller Ingvild K. Daasvand, tjenesteeier ved HiOA.

– Til nå har alt, frem til selve avtalen som går ut til timelærere, foregått digitalt. Denne avtalen har gått ut i papir, og blitt returnert og skannet hos oss, forklarer hun.

Årlig registreres det totalt 6000 avtaler for timelønnede ansatte i systemet ved HiOA. Tungvinte prosesser gjorde at arbeidet tok mye unødvendig tid, både for timelærerne og de 40-50 saksbehandlerne ved høyskolen som har tatt seg av denne prosessen.

– På institusjonsnivå sparer vi dessuten tid på forenklet prosess og penger på mindre porto, samtidig som vi skåner miljøet ved at vi bruker mindre papir.

 

Økt sikkerhet

I løpet av de siste tre årene har prosessen blitt forenklet og forbedret, og fra august 2016 er den fulldigital med økt grad av automatisering. Totalt sett blir rundt 3000 timelærere berørt av endringen i timelærerprosessen.

I tillegg til at det tok tid, innebar manuell håndtering av dokumenter en risiko for at brev og personopplysninger kunne komme på avveie. Nå forhindrer vi også dette, informerer Anna Margarita Olsen, rådgiver og systemansvarlig ved HiOA.

– I det nye systemet signerer man digitalt før dokumentene sendes over sikker epost. Ingen papirer trenger å printes ut, noe som medfører økt personsikkerhet til våre ansatte, sier hun.

 

Et samarbeid med UNINETT

I 2016 har HiOA jobbet med å automatisere prosessen ytterligere og gjøre tjenesten enda mer brukervennlig.

– Vår rolle i prosjektet var i første omgang å bidra til å finne en god flyt for dokumentasjonen i Public 360 som ble lansert høsten 2014, sier Daasvand.

I timelærerprosessen har UNINETTs viktigste bidrag vært å tilrettelegge for muligheter som ligger i de systemene som har vært fremforhandlet på vegne av UH-sektoren, samt rådgivning knyttet dette.  

– Blant annet har UNINETT fremforhandlet en avtale med Tieto, leverandør av Public 360, om å ta i bruk prosessmotoren, Prosess Engine, som muliggjør automatisering av prosesser. I tillegg har UNINETT lever integrasjonsgrensesnittet MULE, som gjør det mulig å ha mange integrasjoner mellom virksomheter samtidig, forteller Leif Kristiansen, tjenesteansvarlig i UNINETT.

– Gjennom arbeidet med timelærerprosessen har HIOA nå brøytet vei for de øvrige virksomhetene i UNINETT-samarbeidet, informerer han.

Ved siden av UNNETT har HiOA samarbeidet med Greenbird Integration Tecnhology for å få på plass en skjemamotor, med Tieto for å få hjelp til å bygge opp og automatisere prosessen inne i Public 360, og med Difi og Bekk for å få på plass digital signatur i Difis signeringsportal.