Zoom beredskap i Uninett

Zoom: brukerveiledninger og FAQ

Her har vi samlet Uninetts egne brukerveiledninger, spørsmål om Zoom og sikkerhet, samt ulike tips og triks fra universiteter og høyskoler om hvordan man kommer i gang med bruk av Zoom i videomøter og undervisning.

Zoom fra Uninett består av flere deltjenester: 

Enklere videomøter og chat på alle enheter. 

Video og streaming i undervisning – egnet for alt fra store forelesninger til nettbasert veiledning.

Brukervennlig og sikkert verktøy for videobasert undervisning og kommunikasjon for elever og lærere i grunnskolen.

Brukerveiledning for møteledere, forelesere og lærere

Hva slags utstyr trenger jeg?

Vi anbefaler at du kjører Zoom på Windows OS eller Mac OS, (PC eller MAC).

For å få en god opplevelse av Zoom anbefaler vi at du skaffer deg:

  • Headset med mikrofon, eller kombinert bordmikrofon og høyttaler. Det er viktig med ekkokansellering. 
    På support.zoom.us/ kan du se hvordan du kan teste lyden.
     
  • Webkamera eller HD-webkamera – innebygd eller USB-plugin. Vi anbefaler USB-plugin headset og USB-plugin HD-webkamera. 
    På support.zoom.us/ kan du lese hvordan du kan teste om kamera fungerer. 
Hvordan komme i gang med Zoom?
  1. Last ned “Zoom Client for Meetings” fra Zoom Download Center
     
  2. Logg på med “Sign in with SSO”-knappen. Du blir bedt om å oppgi “company domain”. For NTNU er dette ntnu.zoom.us. Undersøk med din vertsorganisasjon hva domene ditt er. Skriv Feide-navnet på din institusjon i det tomme stedet og bruk vanlig Feide-pålogging
     
  3. Trykk på schedule
    1. Gi møte et navn
    2. Velg tidspunkt og varighet for møte
      (velg «recurring meeting» for å kunne gjenbruke møte IDen)
    3. Velg automatisk møte ID
    4. Video on for host og off for participants
    5. Telephone and computer audio
    6. Velg Outlook eller iCal eller annen passende kalender.
       
  4. Det blir opprettet et møte, og du får nå en møteinvitasjon i kalenderen som du kan bruke til å invitere øvrige møtedeltakere.

Merk at dersom du administrerer Zoom via Canvas blir fremgangsmåten litt annerledes.

Hva er de viktigste funksjonene i et Zoom-møte?

Som deltaker har du følgende meny nederst i møtevinduet. De viktigste er:

Skjermdump for møteleder i Zoom

Mute / Unmute:
Slå på og av mikrofonen.
Lydkontroller (klikk på ^ -pilen ved siden av Mute/Unmute): Lar deg endre mikrofonen og høyttaleren som Zoom for øyeblikket bruker på datamaskinen

Start / Stop Video:
Slår kameraet av eller på.
Videokontroller (klikk på ^ -pilen ved siden av Start / Stop Video):
Endre kameraer hvis du har flere kameraer.

Participants:
Se hvem som for øyeblikket er på møtet.
Deltakernes liste gir deg også tilgang til disse alternativene:

  • Mute All:
    Nederst i deltakerlisten har møteleder en knapp for å mute alle deltakere, fjern haken for «allow participants to unmute themselves».
  • Non-verbal feedback icons (nederst i deltakerliste): Plasser et ikon ved siden av navnet ditt for å varsle møtelederen raskt. For eksempel plasserer Raise Hand ikonet ved siden av navnet ditt og simulerer en heving av hånden.

Share Screen:
Start en skjermdeling.

  • Basic:
    • Skjermen
    • Whiteboard
    • iPhone/iPad
  • Advanced:
    • En del av skjermen
    • Lyden på maskinen
    • 2. kamera (dokumentkamera og lignende)

Chat:
Åpne chatvinduet for å chatte med deltakerne.

Record:
Host har tillatelse til å ta opp møte..

Leave Meeting:
Forlat møtet mens det fortsetter for de andre deltakerne.

Bare møteleder kan avslutte møtet.

Hvordan bruke Zoom i undervisning?
  • På Zoom "Account" nivå, sette "video off" og "audio mute" som standard for alle deltakere (“participants”). Video og lyd kan heller slås på etter behov underveis i et møte/undervisning.
     
  • Gjenbruk av samme Zoom meeting ID til møter og undervisning som har samme tema. Vurder om det kan være lettere for deltakerne å forholde seg til samme ID fremfor et nytt for hver gang. Dette kan oppnås ved å lage gjentakende møter (“recurring meeting”) eller møter uten slutt-tidspunkt.
     
  • "Break-out room" er en svært nyttig egenskap i Zoom. Det er teknisk en opprettelse av nye “møter” og legger derfor beslag på ekstra ressurser. Vurder å begrense bruken av "break-out room" funksjonen til å begynne med.
     
  • Webinar bruker færre ressurser enn vanlige møter, mye fordi deltakere ikke selv sender video. Alle institusjoner har minimum 5 webinar-lisenser med 500 deltakere til rådighet. Det er mulig å bestille flere lisenser og lisenser for større antall deltakere. Ta kontakt med Uninett. Møter med begrenset bruk av video vil gi tilnærmet like lav ressursbruk.
     
  • Vurder bruk av streaming dersom det er undervisning som må foregå i sanntid men med begrenset/ingen behov for tilbakemeldinger. Eventuelt tilbakemeldinger via andre kanaler/verktøy.
     
  • Vurder å bruke opptak og tilgjengeliggjøring av dette fremfor sanntids undervisning. Dette vil naturlig fordele nettverksbelastningen over tid og hjelpe de som ikke har tilgang til godt nettverk hjemme akkurat når forelesningen skal skje.
     
  • Anbefal forelesere og møteledere til å spre bruken ut over dagen. Erfaringsmessig er belastningen på tjenesten delt 3 belastningssoner:
    • 100% mellom 09.00 til 13.00
    • 50% mellom 13.00 og 15.00
    • 10% mellom 15.00 og 18.00
       
  • Fordel samtidige aktive brukere over dagen. Dette vil lette arbeidet for lokale støtteressurser.

Uninett har samlet en rekke tips, triks og brukerveiledninger utarbeidet av sektoren for bruk av Zoom i digital undervisning:

Brukerveiledning for møtedeltakere, studenter og elever

Hva slags utstyr trenger jeg?

Vi anbefaler at du kjører Zoom på Windows OS eller Mac OS, (PC eller MAC).

Zoom fungerer også på iPadOS, iOS, Android OS, Chrome OS og Linux OS, men med begrensende funksjoner på disse plattformene, og vi anbefaler at de brukes som back-up.

For å få en god opplevelse av Zoom anbefaler vi at du skaffer deg:

  • Headset med mikrofon, eller kombinert bordmikrofon og høyttaler. Det er viktig med ekkokansellering. 
    På support.zoom.us/ kan du se hvordan du kan teste lyden.
     
  • Webkamera eller HD-webkamera – innebygd eller USB-plugin. Vi anbefaler USB-plugin headset og USB-plugin HD-webkamera. 
    På support.zoom.us/ kan du lese hvordan du kan teste om kamera fungerer. 
Hvordan komme i gang med Zoom?
  • Last ned “Zoom Client for Meetings” fra Zoom Download Center: https://zoom.us/download
  • Logg på med “Sign in with SSO”-knappen. Du blir bedt om å oppgi “company domain”. For NTNU er dette ntnu.zoom.us. Undersøk med din vertsorg hva ditt domene er. Skriv Feide-navnet på din institusjon i det tomme feltet, og bruk vanlig Feide-innlogging
  • Har du Meeting ID? Klikk på “Join a Meeting” og skriv Meeting ID.
  • Har du Meeting URL (lenke, feks. fra en møteinvitasjon)? Klikk på lenken eller skriv (kopier) lenken på nettleserens adressefelt og trykk Enter. Følg instruksjonen.
Hva er de viktigste funksjonene i et Zoom-møte?

Som deltaker har du følgende meny nederst i møtevinduet, de viktigste er:

Skjermdump hos møtedeltaker i Zoom

Mute / Unmute:
Slå på og av mikrofonen.
Lydkontroller (klikk på ^ -pilen ved siden av Mute / Unmute): Lar deg endre mikrofonen og høyttaleren som Zoom for øyeblikket bruker på datamaskinen

Start / Stop Video:
Slår kameraet av eller på.
Videokontroller (klikk på ^ -pilen ved siden av Start / Stop Video):
Endre kameraer hvis du har flere kameraer.

Participants:
Se hvem som for øyeblikket er på møtet.
Deltakernes liste gir deg også tilgang til disse alternativene:

  • Rename:
    Hold markøren over navnet ditt og klikk på Rename for å endre skjermnavnet som vises til andre deltakere.
  • Non-verbal feedback icons (nederst i deltakerliste): Plasser et ikon ved siden av navnet ditt for å varsle møtelederen raskt. For eksempel plasserer Raise Hand ikonet ved siden av navnet ditt og simulerer en heving av hånden.

Chat:
Åpne chatvinduet for å chatte med deltakerne.

Leave Meeting: 
Forlat møtet mens det fortsetter for de andre deltakerne. Bare møteleder kan avslutte møtet.

Zoom fra Uninett er trygt – se hvorfor

Bruken av videomøter og -undervisning via Zoom har skutt fart de siste ukene. Mange er opptatt av GDPR og personvern ved bruk av videotjenesten, og Uninett får mange henvendelser. 

Vi understreker derfor at avtaleverket for Zoom levert av Uninett  AS er i samsvar med GDPR og norsk personvernlovgivning.  Uninetts Zoom-tjeneste er helt adskilt fra den amerikanske offentlige tjenesten og kjører på en separat nordisk plattform, trygt tilrettelagt for alle våre brukere i kunnskapssektoren.

Les mer:

Fakta om GDPR og personvern

Uninetts Zoom-tjeneste er trygg

Ofte stilte spørsmål

Kom i gang

Jeg skal bruke Zoom i undervisningen for første gang, hva gjør jeg?

Innføring av nye verktøy i undervisningen stiller krav til opplæring og at du blir komfortabel med bruken av det nye verktøyet.

  • En del funksjonalitet krever tilganger til resurser på din PC som må tilordnes før de virker. Det er lurt å øve og teste ut funksjonaliteten i Zoom du skal bruke i møte.
  • Du kan utnevne andre møtedeltakere til møteleder-2 (co-host) som kan hjelpe til med administrasjon av møte.
    Det er også mulig å overføre møteleder rollen til en annen møtedeltaker, men du er fremdeles eier av møterommet og kan ikke forlate møte å starte opp et annet møterom.
  • Det er mulig for en Zoom-administrator å komme inn i møterommet ditt som møteleder-2 (co-host) å hjelpe deg med møte avviklingen.
  • En Zoom-administrator har mulighet for å sette opp møterommet for deg (setter opp et møte med deg som eier).
    Du kan også tildele rettigheter til andre brukere som kan opprette møter for deg.

Booke og delta på møter/undervisning i Zoom

Jeg prøver å koble meg opp på et møte, men får melding om at hosten er opptatt i et annet møte. Hva gjør jeg feil?

En møteleder (host) kan bare være aktiv i ett møte av gangen. Man må kun opprette Zoom-møter man selv skal delta i. For eksempel kan ikke emneansvarlig opprette alle møterom for emnet.

Kan jeg opprette et møte hvor noen andre skal være møteleder?

Ja, det er flere muligheter for å opprette møter hvor andre skal være møteleder.

  1. Opprette er møte med alternativ møteleder «alternative host».
    I klienten ligger dette under «advanced options», i web grensesnittet ligger dette nederst på siden for å opprette møter «Schedule Meeting».

    Vær oppmerksom på at du fremdeles eier møterommet og ingen kan bruke møterommet hvis du leder et annet møte på samme tidspunkt.
     
  2. Zoom-administratorer kan opprette møter for andre og sette de som eier av møterommet.
    Zoom-administratoren går inn på den aktuelle brukerens profil og oppretter et møte.
     
  3. En bruker kan delegere rettighetene til å opprette møter i sin profil til en eller flere andre brukere.
    Dersom du har rettigheter til å opprette møter for andre, vises dette nederst i din profil og du har et ekstra i web grensesnittet «Schedule For».
Hva er «Host Key»?

«Host Key» er en 6-sifferet nøkkel som følger deg som bruker. Tenk på den som et felles administrator passord for alle dine møter. Du finner din «Host Key» nederst i profilen til brukeren din og i innstillingene for den installerte zoom-klienten.

  • Med en «Host Key» kan en ta over og bli møteleder («host») i et møte som er satt opp av den som eier den aktuelle «Host Key».
  • Når møte er satt opp med «join before host», vil alle møtedeltakere som kommer inn i møte før møteleder ha en knapp nederst i deltakerlisten som sier «claim host». Denne knappen forsvinner når møteleder kommer inn i møterommet, og kommer tilbake hvis møteleder forlater møterommet uten å lukke rommet for alle møtedeltakerne.
  • Hvis du har gitt din «Host Key» til andre brukere, bør du endre den etterpå. Dette gjøres ved å skrive inn en ny «Host Key» i profilen din.
Hvordan kan jeg mute alle deltakerne i et møte?

Det er ikke en uvanlig situasjon at møtedeltakere glemmer eller ikke klarer og «Mute» mikrofonen når de ikke snakker i møte. Møteleder «host» kan slå av mikrofonen for alle møtedeltakere, enten permanent eller midlertidig i møtet.

Nederst til venstre i deltakervinduet (participants) er det en knapp som heter «Mute all». Du får opp en dialogboks for Mute All, med et avkrysningsfelt for «allow participants to unmute themselves». Hvis denne ikke er markert, er mutingen permanent. Markert boks gir kun en midlertidig mute og brukeren kan da “unmute” seg selv

Ved permanent muting må møtedeltakerne spørre møtelederen om å få snakke i møte.

Kan jeg låse videoen av for eksempel en foreleser?

Å kunne låse hvilken video deltakerne ser, er en meget nyttig funksjon. Spesielt ved opptak. Det forhindrer at video fra møtedeltakere/studenter blir med på opptaket.

Som standard presenterer Zoom video med «speaker view», dvs. møtedeltakeren ser videoen fra den som til enhver tid snakker. Hvis det er mer enn 3 møtedeltakere har Zoom to funksjoner for å låse fokus til videoen av møteleder/foreleser/møtedeltaker.

  1. En møtedeltaker kan velge å vise videoen fra en annen møtedeltaker ved å trykke på videobilde fra denne deltakeren å velge «Pin Video». Dette stopper «speaker view» og møtedeltakeren ser bare videoen fra den valgte møtedeltakeren.
     
  2. En møteleder(host) kan velge videoen fra en møtedeltaker og velge «Spotlight Video» for at denne videoen skal settes i fokus til alle andre møtedeltakere. Gå til deltakerlisten, klikk «More» og velg «Spotlight Video». Dette stopper samtidig «Speaker view».
Hva skjer når jeg trykker «end meeting»?

Når møteleder trykker «end meeting» eller lukker Zoom vinduet, kommer det opp en dialogboks med tre valg.

  1. Det som er standard er å lukke møte og kaste alle møtedeltakere ut av møterommet.
  2. Det andre alternativet er «leave meeting», hvor bare møteleder forlater møterommet. En «co-host» blir oppgradert til møteleder. Hvis det ikke finnes «co-host» i møte, blir en tilfeldig møtedeltaker oppgradert til møteleder.
  3. Siste valget er å avbryte lukkingen av møterommet.

Funksjonalitet i Zoom

Kan jeg ta opptak i Zoom?

Det finnes to muligheter for opptak i Zoom. 

  1. Lokalt opptak hvor videofilen blir liggende på din PC etter at møtet er avsluttet.
  2. “Cloud recording” gjør opptak til skyen. Disse opptakene lagres pt. i USA, noe som ikke er lovlig i henhold til GDPR. Alle institusjoner skal ha skrudd av tilgangen til "Cloud Recording"

Vår anbefaling: Ikke bruk opptak i Zoom hvis du ikke har kontroll på GDPR-krav til opptak, eller klare retningslinjer på din institusjon for hvordan du gjør opptak av møter og/ eller forelesninger.

Viktig melding til administratorer av Zoom levert av Uninett

Vi har økt kapasiteten for våre brukere i Zoom. Dette gjør at vi i en interimfase har en blanding av on premise-løsninger og Licenced-løsninger. Alle administratorer må deaktivere og låse sine respektive brukeres tilgang til "Cloud Recordings". Disse skal være deaktivert, av hensyn til GDPR, personvern, datalagring.

Hva er «Breakout Rooms»?

Med «Breakout Rooms» kan møteleder dele møtedeltakerne inn i inntil 50 arbeidsgrupper. Hver arbeidsgruppe blir et selvstendig møte med eget møterom. Det totale deltakerantallet er begrenset av møtelederens deltakerlisens.

«Breakout Rooms» fungerer best når møtedeltakerne er med via «Zoom desktop client». Møteleder må bruke «Zoom desktop klient» for å administrere møte. 

Anbefaling: Erfaring med funksjonen, gode forberedelser og kjøreplan bidrar til en vellykket bruk av «Breakout Rooms».

Hva kan jeg bruke «Breakout Rooms» til?

«Breakout Room» kan brukes til å splitte et stort møte opp i flere grupper. For eksempel:

  • Et fellesmøte kan splittes i flere «fag-møter» for å så avsluttes felles (kan også avsluttes etter fag-møtene)
  • En forelesning starter felles, for deretter å deles i arbeidsgrupper som jobber hver for seg. Forelesningen avsluttes i en felles oppsummering.
Hvordan bruker jeg «Breakout Rooms»?

For å kunne bruke «Breakout Rooms» må du bruke Zoom desktop-klienten, og være møteleder («host») i det møte du ønsker å dele opp.

Slik gjør du:

  1. Til høyre på verktøylinjen finnes en knapp med «Breakout Rooms»
     
  2. Velg antall rom du vil opprette, og deretter hvordan du ønsker å fordele deltakerne i rommene. Du har to alternativ:

    «Automatically»: La Zoom dele deltakerne jevnt ut i rommene.
    «Manually»: Du må sette opp fordelingen av deltakerne selv
     
  3. Klikk på «Create Rooms». Rommene dine blir opprettet, men starter ikke automatisk. Du kan administrere rommene før du starter dem.

4. Når «Breakout Rooms» er opprettet, klikk på «Options» for å vise flere alternativer for «Breakout Rooms»:

  • Move all participants into breakout rooms automatically
    Hvis du krysser av for dette alternativet, flyttes alle deltakere automatisk inn i rommene. Hvis dette alternativet ikke er merket av, må deltakerne klikke på “Join to be added to the breakout rooms”.
     
  • Allow participants to return to the main session at any time
    Hvis dette alternativet er merket av, kan deltakerne gå tilbake til hovedmøte fra “Meeting Controls”. Hvis dette er deaktivert, må de vente på at host skal avslutte “Breakout Rooms”.
     
  • Breakout rooms close automatically after x minutes:
    Hvis dette alternativet er merket av, avsluttes “Breakout Rooms” automatisk etter den konfigurerte tiden.
     
  • Notify me when the time is up:
    Hvis dette alternativet er krysset av, vil host bli varslet når tidsrommet for oppdeling er over.
     
  • Countdown after closing breakout rooms:
    Hvis dette alternativet er merket av, vil deltakerne få en nedtelling av hvor mye tid de har igjen før de blir returnert til hovedrommet.

5. Nå kan du tilordne deltakere manuelt til rom, eller klikk på “Open All Rooms” for å starte “Breakout Rooms”.

Når “Breakout Rooms” er startet, vil deltakerne bli bedt om å delta i Breakout Session. Host vil være i hovedmøtet til han manuelt velger å bli med i en økt. Hvis en deltaker ikke har meldt seg på økten ennå, vil den bli notert av (not joined) ved siden av navnet sitt.

Deltakere som kommer inn i møte etter at Breakout Sessionen er startet havner automatisk i hovedmøte. Deltakere som er med i møte via webklienten forblir i hovedmøte og kan ikke delta i Breakout Sessionen.

  • Join: Bli med et Breakout Room.
  • LeaveForlate rommet og gå tilbake til hovedmøtet (viser bare når du er i et Breakout Room).
  • Close All Rooms: Stopper alle rom etter en nedtelling på 60 sekunder, vist for host og deltakerne, og returnerer alle deltakerne tilbake til hovedmøtet.

I administrasjonsgrensesnittet (nettsiden) til Zoom er det mulig å opprette møter som skal bruke “Breakout Rooms” og fordele møtedeltakerne på arbeidsgrupper samtidig som møte opprettes. Dette kan spare møteleder for en del arbeid i møte, men det forutsetter at deltakernes Zoom-ID er kjent.

Du kan også leser mer om og se video om hvordan du bruker "Breakout rooms" her (ekstern)

Hva må jeg gjøre før jeg bruker «Breakout Rooms»?

Planlegging og testing er nøkkelen til vellykket bruk av «Breakout Rooms» i Zoom.

Her er noen tips:

  • Gjør deg kjent med hvordan funksjonen fungerer. Øv sammen med kollegaer.
  • Lag kjøreplan for møte.
  • Sett av tid til oppretting og avslutting av «Breakout Rooms»
  • Skal du bruke fast eller dynamisk oppretting av arbeidsgrupper?
  • Oppnevn gruppeledere for hver arbeidsgruppe (co-host)
  • Presentasjon og delte dokumenter blir ikke med over i «Breakout Rooms», arbeidsoppgaver må deles ut på nytt av feks. gruppeleder. Svar må også noteres av feks. Gruppelederen.
    Eller gruppeoppgaven kan legges i online plattform for eksempel Office 365 eller Google Docs og lenken deles med deltakerne i arbeidsgruppen.
    Dermed kan deltakerne skrive sine notater online, og notatene forsvinner ikke når arbeidsgruppen går tilbake til hovedmøte.
  • Chat fungerer ikke mellom «Breakout Rooms», og tekst i chaten blir borte når brukeren flyttes mellom hovedmøte og arbeidsmøte.
  • Opptak i et «Breakout Room» må startes av en deltaker i rommet og denne deltakeren får opptaksfilen lokalt på egen PC. Brukeren må også har rett til å gjøre opptak, for eksempel være co-host.
  • I starten kan det være smart å ha med en møteleder-2 som hjelper til med administrasjonen av møte, f.eks kan møteleder-2 fordele møtedeltakerne i grupper mens møteleder ønsker velkommen og gjennomgår kjøreplanen og innleder til gruppeoppgavene.

Det finnes mange muligheter i Zoom, og oppskrifter på «kreative» løsninger for bruk av «Breakout Rooms» i Zoom. Den klare anbefalingen er å starte enkelt og utvide etter hvert.

Zoom i undervisning

Jeg skal undervise med Zoom hjemmefra. Hva trenger jeg?

Det er mange fine funksjoner som gjør Zoom egnet til å gi undervisning hjemmefra. Det er noen ting en bør tenke på for en best mulig opplevelse.

Nettverk

  • Test kapasiteten på hjemmenettet ditt!
    Zoom bør ha tilgjengelig minst 1.5Mbit begge veier. Du sender og mottar like mye data når du er i et Zoom møte. Nettsider som https://nettfart.no og https://www.speedtest.net/ kan gi deg en god indikasjon. Zoom kan fungere fint på 3G/4G/5G, men vær oppmerksom på at det kan medføre høye kostnader og at dette er et delt, trådløst medium hvor kapasitet er avhengig av avstand til radiosender og hvor mange andre som bruker den samme senderen.
     
  • Hvis du har liten kapasitet til hjemmenettet kan det være en fordel å slå av strømming fra f.eks. YouTube, Netflix, o.l. Noen online spill bruker mye nettkapasitet.
     
  • Hvis mulig, bruk kablet nettverk! 
    Trådløse nettverk er ofte gode, men er sårbare for signalstøy og trenger god signalstyrke.

Arbeidsplass

  • Ha en arbeidsplass med ryddig bakgrunn!
    Fokus skal være på deg og det du sier, ikke på alt det interessante bak deg. Bakgrunnen bør helst være med en lys, dus farge. Det bør ikke være helt hvitt/skarpt. Laken, gardin, rullegardin fra taket, lerret på stativ. Det er bare å være kreativ.
  • Alternativt, i Zoom er det mulig med både bilder og levende kunstige bakgrunner som maskerer området rundt deg. Et lyst, ensfarget bakgrunnsbilde kan brukes, men unngå fristelsen å bruke bilder og video som kan virke forstyrrende. Unngå å bruke mørke farger på bakgrunnen også her, men en logo e.l. i et hjørne kan med fordel brukes for å markere hvem du representerer.
     
  • Sørg for god belysning på deg forfra slik at du kommer skarpt frem på bildet!
    Det bør helst være indirekte belysning og ikke lage dype skygger eller blende deg. Bruk f.eks. en bordlampe eller to og eksperimenter.
  • Pass på at du unngår skarpt lys bak deg, som f.eks. et vindu med dagslys. Det gjør at ansiktet ditt kommer i skygge og det skarpe lyset ødelegger for kontrasten og fargegjenngivelsen for den som skal se på.
  • Tenk på klær og fargevalg, ikke bruk klær med samme farge som bakgrunnen. Husk, du kommer i nærbilde til møtedeltakerne.
     
  • Bruk hodetelefoner med god mikrofon, helst med mikrofonen på bom!
    Trådløse mikrofoner og Bluetooth kan konkurrere med trådløse nettverk og du kan oppleve lydproblemer. Dessuten er de avhengig av batteri som kan gå tomt underveis.
     

Planlegg undervisningen godt!

  • Lag en plan for undervisningsøkten! 
    Sett av romslig med tid til å komme i gang. Legg inn ekstra tid for å lære bruk av mer avanserte funksjoner som f.eks. «Beakout Rooms».
  • Start enkelt! Zoom har mange muligheter og etterhvert som du blir trygg kan du øke bruken av funksjoner i verktøyet.
  • Skal du foreta opptak av forelesningen, sett deg inn i lokalt regelverk for opptak av forelesning
  • Unngå å spill av video i Zoom. Del heller lenken til videoen og la studentene spille av videoen på egen maskin for deretter å komme tilbake til forelesningen.
     
  • Det er nyttig å ha en assistent som følger med på chat, bidrar til å kontrollere deltakernes mikrofon/kamera og hjelper til med presentasjoner og den tekniske gjennomføringen. Dette frigjør underviseren til å fokusere på fremføring av budskapet.
  • Start all undervisning med «skikk og bruk» informasjon
    • Hva er opplegget for dagens undervisning
    • Alle som ikke har bedt om ordet skal mute mikrofonen.
    • Ikke start video hvis du har dårlig kapasitet på hjemmenettet
      Alt. Ikke start video før du får beskjed om det.
    • Bruk funksjonen for å rekke om hånden hvis du ønsker å si noe. Det kan være vanskelig å få med seg om noen gjør det fysisk.
    • Chaten er et fint verktøy for korte spørsmål.
    • Ikke gjør opptak av forelesningen uten et klart regelverk, bl.a.om samtykke fra alle deltakerne.
Kan Zoom brukes til muntlig eksamen?

Det er mulig å arrangere muntlig eksamen ved hjelp av Zoom. Men du må sjekke om lokalt eksamensreglement tillater muntlig eksamen ved bruk av online verktøy. Du har ikke kontroll på hvilke hjelpemidler kandidaten har tilgang på.

  • Eksaminator eller sensor bør opprette møterommet for å sikre at alle innstillinger er riktige i forhold til sikkerhet og formål.
  • Opprett eksamensrommet med en «lobby», da kan studentene logge inn og gjøre seg klare til sin eksaminering. Eksaminator henter inn kandidaten fra «lobby» når det er kandidatens tur. Det er også mulig å sende kandidaten ut i lobbyen mens eksaminator og sensor blir igjen i eksamensrommet. For deretter å hente kandidaten tilbake til eksamensrommet for en avsluttende eksaminering og oppsummering.

Sikkerhet i Zoom

Er Zoom sikker? Kan noen avlyse møtet mitt?

Som standard krypterer Zoom alle møter og webinarer med TLS 1.2 med AES 256 bit nøkkel. Når du er med i et Zoom møte vil det dukke opp en «grønn» hengelås oppe i venstre hjørne av skjermen din som indikerer at forbindelsen mot Zoom er kryptert.

For tilkobling fra eksterne SIP og H323 endepunkt, er det også mulig å sette innstilling for å kreve kryptering fra disse. Vær oppmerksom på at mange ikke har konfigurert sine endepunkt tilstrekkelig, og de vil da ikke klare å koble seg til. Innringer vil få en feilmelding om dette er tilfelle.

For møtedeltakere som ringer inn til møte med telefon så kan kryptering bare garanteres så lenge samtalen befinner seg i Zoom sine serverne. Det er ikke mulig med en ende-til-ende kryptering via telefon da samtaler går gjennom mange ledd og operatører med ulike og ukjente nivå av sikring.

Er det mulig for andre å bruke mitt møterom uten min tillatelse?

I Zoom er dine møterom koblet til deg som bruker, og dine møterom er i utgangspunktet ikke tilgjengelig for andre hvis du ikke er til stede i møterommet.

Det er mulig å åpne møterom for bruk av andre uten at du er til stede. Den funksjonen heter «Join before host». Men dette er ikke anbefalt for personlig møterom da møterommet blir åpent for hele verden. Det foregår søk etter, og misbruk av åpne Zoom møterom.

I tillegg finnes det opsjonen for passord på rom som er slått på som standard, dette sendes da med invitasjonslenken. Alle som har fått en slik invitasjonslenke kan gjenbruke den til å komme til ditt rom.

Alt dette kan justeres i zoom klienten din under innstillinger for Advanced Features.

Hvordan sikre seg mot at uvedkommende kommer inn i et møte?

Zoom har flere metoder for å regulere tilgangen til møterom. Det kan være strengt regulert eller helt åpent for alle som kjenner møte ID/lenke. Det er mulig å definere et standard sikkerhetsnivå høyt eller lavt. Det må gjøres en vurdering av standard nivå på sikring opp mot brukervennlighet for brukere og gjester.

  • Hvis møterommet er oppsatt med passord må deltakerne kjenne både møte-IDen og passordet for å komme inn i møte.
  • En invitasjonslenke vil inneholde møte-IDen, og vil kunne ha passordet innkodet.
  • Det er mulig å aktivere en «lobby»-funksjon for møtet. Møteleder (host) kan da styre hvem som slipper inn i møtet.
  • Som møteleder kan du stenge møterommet for flere deltakere. Gå i deltakerlisten, trykk på «more» knapper nederst til høyre og velger «lock meeting». Det vil da ikke lenger være mulig å komme inn i møtet for nye deltakere.
Hvordan sikrer jeg meg mot «møtebombing»?

«Møtebombing» er når noen kommer inn i ditt møte uinvitert, eller om en møtedeltaker gjennom deling, lyder eller bilde gjør noe som er støtende eller forstyrrende. Det kan sammenliknes med at noen kommer inn i et klasserom for å sabotere undervisningen. 

Med Zoom er det flere måter man både proaktivt og reaktivt kan unngå dette. Gjør deg kjent med mulighetene i Zoom og hvordan du beskytter dine møterom. 

Noen tips for deg som bruker Zoom til undervisning og møter: 

  • Hvis du deler møtelenken via sosiale media eller andre forum, har du ikke kontroll på hvem som ser lenken og alle som kjenner møtelenken kan bli med i møte. 
  • Unngå å bruk ditt personlige møterom (PMI) til undervisning. Ditt personlige møterom (PMI) er et løpende møte og eksisterer til Zoom kontoen din avsluttes. Jo flere som kjenner ditt private møterom, jo større sjanse er det for at din ID kommer på avveie eller brukes i på en annen måte enn det du ønsker. 
  •  Bruk av lobby (Waiting Room) et effektivt verktøy for å slippe inn de riktige møtedeltakere i møterommet. Lobbyen kan tilpasses for ytterlig kontroll over, og informasjon til møtedeltakeren. 
  • Ta kontroll over hvem som kan bruke skjermdeling. Slik unngår du at møtedeltakerne deler «uønsket» innhold i møte:
    • I din Zoom-profil bør du i «In meeting» menyen sette «Who can share» til «Host Only». 
    • Du kan også sette dette etter at møtet har startet. Klikk på pilen ved siden av «Share screen», i «Advanced Sharing Options” velger du «Host Only» under «Who can share» og lukker dialogboksen. 
    • Slå av «Annotation» for møtedeltakeren. Dette kan den som deler gjøre fra menyen under en deling eller møteleder kan gjøre dette for alle møter via Zoom profilen sin. 
    • Tillat bare registrerte møtedeltakere å komme inn i møte (Allow only signed-in users to join). Dette betyr at brukeren må være logget inn i Zoom klienten med den adressen du har sendt møteinvitasjonen til (møtebookingen må gjøres fra Zoom). 
    • møterom. Denne funksjonen finner møteleder nederst til høyre i deltakerlisten under knappen «More». Bare møteleder kan slippe inn i et låst møterom. 
    • Kast ut uønskede møtedeltakere. I deltakerlisten kan møteleder markere en møtedeltaker og kaste ham ut av ut av møtet og møtedeltakeren kan ikke komme inn i møte igjen. 
    • Hvis en møtedeltaker ødelegger møteopplevelsen f.eks. med åpen mikrofon eller ikke skal høre deler av diskusjonen, kan møteleder sette deltakere «On Hold» (sende på gangen). Dette stopper all lyd og video til og fra denne møtedeltakeren inntil møtelederen slipper deltakeren inn i møtet igjen. 
    • Steng av møtedeltakerens mulighet for å sende video. Dette kan gjøres midlertidig slik at deltakeren kan slå på videoen igjen, eller permanent hvor møtelederen må tillate deltakeren å slå på videoen igjen. 
    • Steng møtedeltakerens mikrofon. Møteleder kan stenge av mikrofonen til andre møtedeltakere. Dette kan også gjøres midlertidig eller permanent på samme måte som for video. 
    • Slå av muligheten for å dele filer via chat, dette må møteleder gjøre i Zoom-profilen sin før møte startes. 
    • Slå av privat Chat mellom møtedeltakerne. Dette kan møteleder gjøre fra menyen i chat-vinduet feks sette det til «Host only» eller «Everyone» 
    • Slå av muligheten for møtedeltakere til å lagre Chaten fra møte, dette kan møteleder gjøre i Zoom profilen sin før møte. 
Flere ofte stilte spørsmål og svar

Se mange andre gode ofte stilte spørsmål og svar på USNs nettsider her, og på Zooms supportsider (engelsk) her