Når man gjennomfører et prosjekt vil det alltid være behov for å oppdatere, endre eller revidere dokumentasjonen som produseres. Det være seg prosjektplan, risikomatrise, overleveringsplan og sågar prosjektmandatet i noen tilfeller. Nedenfor finnes gjeldende rutiner for å håndtere slike endringer i tråd med UNINETTs prosjektrammeverk.
 

 Hovedregel

Alle dokumenter kan endres i prosjektets levetid, men større endringer på prosjektmandat, prosjektplan og årsbudsjett må godkjennes av prosjektgodkjenningsgruppen eller den/de som disse har delegert ansvaret til for det aktuelle prosjektet.
 

Årlig budsjettprosess

Prosjektledere for prosjekter som går over et kalenderårsskifte skal utarbeide et såkalt årsbudsjett for det kommende budsjettåret i god tid før nyttår. Godkjenningen av årsbudsjettet gjøres på forskjellige måter i de ulike selskapene / avdelingene. Som prosjektleder må du selv gjøre deg kjent med de aktuelle rutinene i selskapet / avdelingen du jobber i.
 

Prosjektplanen

Prosjektplanen blir første gang godkjent av prosjektgodkjenningsgruppen i B2. Godkjent plan lagres i PDF-format og legges ut på UNINETTs planweb. Denne planen kalles opprinnelig prosjektplan.

Prosjektleder kan stort sett gjøre endringer på prosjektplanen sin i dotProject etter eget forgodtbefinnende dersom dette er hensiktsmessig. Denne planen kalles gjeldende prosjektplan.

Endringer knyttet til budsjett og større tidsforkyvninger av milepæler og aktiviteter må imidlertid godkjennes av prosjektgodkjenningsgruppen eller den/de som disse har delegert ansvaret til for det aktuelle prosjektet. Dette skjer oftest i større prosjekter. Dersom prosjektgodkjenningsgruppen godkjenner en revisjon av prosjektplanen, skal denne legges ut på UNINETTs planweb i PDF format. Denne planen kalles revidert prosjektplan.
 

Prosjektmandatet

Alle endringer i prosjektmandatet skal godkjennes av prosjekteier og prosjektgodkjenningsgruppen. Prosjektmandatet skal alltid være tilgjengelig via UNINETTs planweb.
 

Risikomatrisen

Risikomatrisen skal oppdateres jevnlig av prosjektleder, og trenger ingen godkjenning ut over godkjenningen av planer i B2. Det anbefales imidlertid at prosjektleder sender oppdatert risikomatrise til prosjekteier med jevne mellomrom, da dette er en viktig del av en god statusrapport. Oppdatert risikomatrise skal alltid ligge på UNINETTs planweb.
 

Gevinstrealiseringsplan og overleveringsplan

Både gevinstrealiseringsplanen og overleveringsplanen bør utarbeides og jevnlig oppdateres i nært samarbeid med aktuelle personer i linjeorganisasjonen. Med gode planer blir gjennomføringen av både gevinstrealiseringen og overeleveringen enklere og mer effektiv. Mindre endringer i disse planene trenger ikke godkjenning i prosjektgodkjenningsgruppen, men gjeldende planer skal alltid publiseres på UNINETTs planweb.