Etter at et prosjekt er formelt avsluttet må prosjektresultatet forvaltes. Formålet med overleveringsfasen er å sette linjeorganisasjonen og/eller kunden i stand til nettopp dette. Omfanget av overleveringsfasen vil variere fra prosjekt til prosjekt, men er nødvendig i alle prosjekter.

I overleveringsfasen skal ansvaret for forvaltningen av prosjektresultatet overføres fra den midlertidige prosjektorganisasjonen til linjeorganisasjonen og/eller kunden. Først når denne fasen er gjennomført kan prosjektet formelt avsluttes og prosjektorganisasjonen løses opp. Prosjektleder er ansvarlig for at overleveringen av prosjektresultatet til linjeorganisasjonen, med tilhørende god dokumentasjon, gjøres i henhold til det enkelte prosjekts overleveringsplan.

Eksempel 1: Utviklingsprosjekt
I et prosjekt hvor det har blitt utviklet en tjeneste som skal tilbys universiteter og høgskoler, må prosjektgruppa sette driftsorganisasjonen i stand til å drifte tjenesten på en formålstjenelig måte.

Eksempel 2: Innføring av nye prosjektrutiner
I et prosjekt hvor det skal utarbeides nye rutiner for prosjektarbeid i en organisasjon, må det defineres hvem som skal sørge for at rutinene blir fulgt, samt sette disse i stand til å håndheve rutinene. Videreutvikling av rutiner og dokumentasjonsmaler må også ivaretas etter at prosjektet er avsluttet.

I den siste delen av overleveringsfasen skal prosjektet evalueres med sikte på kompetanseoverføring i internt i organisasjonen. Det er viktig å lære av prosjektet som er gjennomført, både med hensyn til hva som fungerte bra og hva som fungerte mindre bra. 

Prosjektleder og prosjekteier avgjør i fellesskap hvilken evalueringsforum det aktuelle prosjektet velger, med mindre UNINETTs ledergruppe har besluttet annet. I UNINETT kan man velge mellom følgende to evalueringsformer:

  1. Skiftlig evalueringsrapport
  2. Muntlig evaluering i møteform (fishtank-evaluering)

Dersom prosjektet velger å gjennomføre evalueringen ved å levere en skriftlig evalueringsrapport, fylles denne ut og sendes til prosjekt@uninett.no for kvalitetssikring og godkjenning i aktuell prosjektgodkjenningsgruppe. Mal for evalueringsrapport finnes lenger ned på denne siden.

Ønsker man å gjennomføre en muntlig evaluering sender prosjekteier eller prosjektleder melding om dette til prosjekt@uninett.no. Prosjektleder vil da bli bedt om å sende inn noe dokumentasjon på forhånd, blant annet prosjektregnskap og oppdatert gevintsrealiseringsplan. Deretter gjennomføres et kort formøte med prosjektledelsen, før UNINETTs prosjektkontor arrangerer et evalueringsmøte. I dette møtet vil prosjektkontoret stille spørmål til prosjektgruppa, og alle ansatte er invitert som tilhørere. I etterkant utarbeider prosjektkontoret en kort rapport som sendes til godkjenning hos aktuell prosjektgodkjenningsgruppe.
 

Evalueringsrapport (Mal)

Prosjektleder skal utarbeide en evalueringsrapport, som oppsummerer prosjektet på en kortfattet måte. Den skal bestå av resultat-, overleverings- og erfaringsrapport.

1) Resultatrapport
Resultatrapporten skal redegjøre for prosjektets grad av måloppnåelse og ressursforbruk. Avvik fra prosjektmandatet eller opprinnelig prosjektplan skal kommenteres.

2) Overleveringsrapport
Etter at overleveringen har funnet sted, skal det utarbeides en overleveringsrapport som redegjør for om overleveringen gitt etter planen, samt beskriver eventuelle avvik.

3) Erfaringsrapport
Erfaringsrapporten skal på en kortfattet måte oppsummere relevante erfaringer med ulike samarbeidsmodeller, utarbeiding av dokumenter, overføring av kunnskap, kompetanse og erfaring og lignende. Samtidig skal prosjektleder fremme minst ett forbedringsforslag basert på erfaringer fra prosjektet.

 >>Mal for evalueringsrapport

 

Revisjon av gevinstrealiseringsplan (Mal)

Gevinstrealiseringsplanens førsteutkast ble utarbeidet i planleggingsfasen, men nye relevante gevinster kan ha blitt synlige gjennom prosjektgjennomføringen. Samtidig er ansvaret for gevinstrealiseringen sannsynligvis tydeligere på dette tidspunktet enn det var i planleggingsfasen.

Revisjonen av gevinstrealiseringsplanen skal gjennomføres som et samarbeid mellom prosjektleder og den/de som vil få ansvaret for gevinstrealiseringen i linjeorganisasjonen.

 >>Mal for gevinstrealiseringsplan