Digital konferanse på Uninetts Zoom

Generalprøve bestått: Klart for Zoom-premiere ved UiT!

Noen ganger velger man å innføre nye IKT-systemer gradvis og gruppevis. Andre ganger slår man på stortromma og sjokkstarter showet. UiT Norges arktiske universitet valgte sistnevnte framgangsmåte og innførte videotjenesten Zoom ved å arrangere en heldags konferanse med 140 deltakere. Hvordan gikk den store generalprøven? Og hva er planen for selve premieren? Vi tok en prat og loddet stemningen på tampen av arrangementet.

Ansatte ved IT-avdelingen på UiT er til daglig spredt på flere campus i Nordland, Troms og Finnmark. Normalt samles de hver vår og høst til felles fagdag og sosialt samvær. Med pågående Korona-pandemi ble denne vårens samling 16. april erstattet med et heldags digitalt seminar på Zoom.

– I utgangspunktet var fagdagen planlagt som en fysisk samling på campus Breivika i Tromsø. Flinke foredragsholdere var booket og agendaen klar. Vi ønsket absolutt ikke å avlyse, og besluttet ganske raskt å slå to fluer i en smekk: Arrangere digital fagdag og samtidig få testet vårt nye verktøy Zoom i praksis. Det forteller IT-direktør Stig Ørsje ved UiT.

UiT har de siste årene brukt flere ulike verktøy for digital undervisning og kommunikasjon, blant annet Adobe Connect, Mediasite, Teams og Skype for Business. Mandag 20. april lanserer de Zoom fra Uninett for studenter og ansatte.  Ørsje forteller at dagens generalprøve ved IT-avdelingen gikk meget bra, ikke minst teknisk, og at grundig forberedelse var en viktig suksessfaktor.

–  De ansvarlige for fagdagen hadde på forhånd gjort seg godt kjent med Zooms mange funksjoner og hvilke muligheter disse gir for digitale arrangementer. Som superbrukere klarte de på en utmerket måte å snu et heldags fysisk arrangement til et innholdsrikt digitalt seminar, og i praksis innføre Zoom for hele avdelingen, forteller Ørsje.


UiTs generalprøve på Zoom

Øverst fra venstre: Assisterende direktør ved UiT Gøril Heitmann, Kommunikasjonsleder i Uninett Mari Prestvik, Adminstrerende direktør i Uninett Tom Røtting. Nederst fra venstre: IT-direktør ved UiT Stig Ørsje, IT-tjenesteformidler ved UiT Nora MacLaren, Avdelingsdirektør i Uninett Bjørn Helge Kopperud
 

Forhåndstesting er gull verdt  

140 personer deltok på fagsamlingen. Både internt ansatte og eksternt inviterte holdt foredrag. Blant disse var UiTs assisterende direktør Gøril Heitmann, som holdt et innlegg om videreutvikling av administrasjonen ved universitetet.

– Jeg hadde aldri holdt digitalt foredrag på Zoom før. Derfor var det gull verdt å få teste Zoom på forhånd, som for eksempel hvordan man deler sin egen presentasjon på skjermen, samtidig som bare en selv ser notatene. Så all honnør til møtearrangørene som tilrettela så bra for litt opplæring på forhånd! Jeg er også imponert over hvor godt de styrte tiden og agendaen gjennom dagen, sier Heitmann. 

Uninett: – Tett kundedialog er en prioritet 

Uninett var invitert med på fagsamlingen, både som deltakere og for å holde foredrag. Administrerende direktør Tom Røtting og avdelingsdirektør Bjørn Helge Kopperud holdt innlegg om nasjonale satsinger på felles IKT-tjenester det nå jobbes med i sektoren. Stikkord her var satsingen på cybersikkerhet, innføring av felles IAM, videreutvikling av forskningsnettet, drift av lokale campusnett (CNaaS), modell for tjenestestyring, samt klientdrift.

– Jeg deltok på store deler av fagdagen og syns det var en kjempefin erfaring. Ikke bare fikk vi se vår Zoom-tjeneste brukt i praksis, men vi fikk også et nyttig innblikk i aktuelle problemstillinger på IT-avdelingen. Og: Digital yoga var et friskt innslag! Jeg har deltatt på tilsvarende fagdag tidligere, og kommer gjerne tilbake igjen, sier Tom Røtting.

– Tett samarbeid og dialog med kundene våre er en hovedprioritet for oss. Vi deltar hvert år på arrangementer i regi av IT-avdelinger i sektoren. Her får vi godt innblikk i hvordan våre kunder arbeider, og ikke minst innsikt i behov og ønsker blant forskere, studenter og undervisere. Jeg skulle gjerne deltatt hele dagen i dag, men denne gangen strakk ikke tiden til, sier Bjørn Helge Kopperud.  

Engasjer deltakerne dine! 

Nora MacLaren jobber med opplæring og formidling av digitale utdanningstjenester ved UiT, og var også Zoom-møtevert og ansvarlig for gjennomføring av fagdagen. Hun vektlegger det interaktive aspektet mellom deltakerne på et slikt seminar.

– Foredragsholdere syns det er uvant å ikke ha direktekontakt med tilhørerne. For deltakerne er det svært intenst å sitte konsentert foran skjermen en hel dag. Ved å ta i bruk funksjoner som polls, reactions og breakout-rooms, aktiviserte vi deltakerne direkte, og skapte to-veis kommunikasjon med foredragsholderne. På denne måten fikk vi også demonstrert Zooms muligheter i praksis. Vi la også inn digitale pauser der deltakerne aktivt kunne snakke sammen, ta en kaffe og spise litt i fellesskap. Slike avbrekk er viktige for et vellykket digitalt arrangement, forteller MacLaren.  

Lanserings-webinar for studenter og ansatte 

Med vel overstått generalprøve i IT-avdelingen, gjør UiT seg nå klare for å lansere Zoom til alle sine studenter og ansatte. Melding om at tjenesten kan tas i bruk publiseres fredag 17. april. Samtidig blir de invitert til et webinar om Zoom, som holdes mandag 20. april – selvsagt på Zoom!

– Mange av våre brukere er utålmodige på å få ta i bruk Zoom. Vi forventer bra oppmøte på webinaret, og tar gjerne imot de 500 deltakere vi har plass til. Ved eventuell fulltegning får vi heller arrangere flere webinarer. Vår orakeltjenste er også godt rigget for Zoom-support, på lik linje med annen support, forteller Stig Ørsje.

Zoom er trygg å bruke 

Personvern og sikkerhet ved bruk av Zoom har vært et hett tema siden stengingen av skole-Norge 12. mars. Er UiT forberedt på kritiske sikkerhetsspørsmål om Zoom lokalt?

– Uninetts Zoom er en sikker tjeneste. Den er trygg å bruke. Det forteller vi også til de som ytrer skepsis eller bekymring. Også lenker vi aktivt til informative nettsider om dette temaet, både hos Uninett, Unit og hos andre universiteter, sier Nora MacLaren. 

Tips til møteverter i Zoom 

På tampen av dagen deler Nora MacLaren følgende konkrete tips for å lykkes med større Zoom-arrangement: 

  1. Bruk reactions, polls og breakout-rooms for å engasjere og aktivisere deltakerne!
  2. Gi foredragsholdere trygghet gjennom å teste Zoom sammen med dem på forhånd
  3. Ikke arranger heldagsmøter med mindre du må! Halvdagsmøter og flere kortere møter er stort sett bedre for alle parter
  4. Tilrettelegg for sosiale avbrekk selv om møtet er digitalt! Også her fungerer breakout-rooms veldig bra

Les også: