Økonomisystem – UBW (Agresso)

NB! Uninett er ikke lenger leverandør av denne tjenesten. Forvaltningen ble overført til Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning fra og med 1. januar 2018.

Økonomisystemet UBW (tidligere Agresso) er anskaffet av Kunnskapsdepartementet og leveres fra 1. januar 2018 av Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning. Gjennom denne driftsløsningen får kunden døgnkontinuerlig tilgang til et operativt økonomi- og regnskapssystem. Systemet har meget høy kvalitet og en fleksibilitet som gjør at det enkelt kan tilpasses statens økonomimodell og rapporteringskrav fra Kunnskapsdepartementet og andre offentlige instanser. Det er den enkelte kunde som eier og har ansvaret for å registrere regnskapsdata og all annen informasjon tilknyttet systemet.
Hvem kan benytte tjenesten: 

Økonomisystemet UBW leveres og driftes av direktoratet på en måte som er tilpasset alle statlige universiteter og høgskoler i Norge. Tjenesten ble opprinnelig etablert for de små og mellomstore virksomhetene, men det er også mulig for andre av Units kunder å knytte seg opp til driftsløsningen. Lisensen ble i sin tid anskaffet av Kunnskapsdepartementet for et antall navngitte virksomheter, nye kunder må derfor anskaffe egen programvarelisens for UBW. Per i dag er 17 virksomheter tilknyttet ordningen.

Forutsetninger: 

Tjenesten realiseres gjennom en driftsløsning for programvaren til økonomisystemet UBW. UBW ble i sin tid anskaffet av Kunnskapsdepartementet gjennom en felles offentlig anskaffelsesprosess for alle universiteter og høgskoler som deltok.

For å benytte tjenesten må virksomheten stå på kundelisten, eller anskaffe lisens selv. For øvrig gjelder følgende forutsetninger:

  • Virksomheten må være tilknyttet forskningsnettet. Det vil si at virksomheten må benytte Uninett som internettleverandør
  • Virksomheten må bruke Feide-innlogging
  • Virksomheten må være egen regnskapsfører
Beskrivelse av tjenesten: 

Økonomisystemet og tilbudet av funksjonalitet tilpasses universitetenes og høgskolenes behov gjennom kontinuerlig rådgivning og kundemedvirkning. Økonomisystemet er for øvrig godt koordinert med andre økonomiske og administrative system som leveres av direktoratet (unit).

Tjenesten er tilpasset sektorens overordnete krav til IT-arkitektur og IT-sikkerhet, og er mer eller mindre tett integrert med følgende tjenester:

  • Bestillings- og fakturasystem
  • Lønn- og personalsystem
  • Prosjektstyringsverktøy (avsluttes 2016). Dette erstattes av en integrert prosjektmodul i UBW som er anskaffet og hvor en pilotering av denne modulen pågår
  • Felles studieadministrativt system (FS)

UBW består av en rekke integrerte moduler som kan benyttes innen økonomi- og regnskapsområdet.

Tjenesten fra direktoratet gir kunden:

  • Felles pålogging til UBW/Agresso og tilgang til driftsinformasjon gjennom egen portalløsning
  • Installasjon, oppgradering og vedlikehold av programvaren UBW
  • Drift av tjenestemaskiner og nødvendig basisprogramvare
  • Backup av data
  • Ytelsesoppfølging
  • Applikasjonsdrift for UBW som system
  • Mulighet for å etablere kundespesifikke grensesnitt mot andre for- og ettersystemer
  • Mulighet for å anskaffe kundespesifikke tilleggsmoduler til UBW ut over Kunnskapsdepartementets standardlisens
  • Kundestøtte
  • Konsulentbistand
  • Kurs, workshops og generell kompetanseheving levert direkte av direktoratet eller via eksterne konsulenter
  • Brukerfora og andre møteplasser for kundens brukere av tjenesten
  • Mulighet for å påvirke hvilke tjenesteområder som skal vektlegges gjennom brukerstyrte prioriteringsråd og arbeidsutvalg
  • Regelmessig uttrekk av data til Riksrevisjonen
Kostnad: 

En årlig tjenesteavgift fra Unit  dekker alle kostnader ved vedlikehold, drift og brukerstøtte av økonomisystemet. Avgiften inkluderer også timekostnader for ansatte i Unit som utfører arbeid tilknyttet tjenesten. Nye kunder må betale en oppstartsavgift.

Eventuelle tilleggsmoduler som den enkelte virksomhet ønsker å anskaffe separat kan kjøpes direkte over rammeavtalen med Unit4, som er leverandøren av UBW. Virksomhetene faktureres årlig på samlefaktura fra Unit i henhold til styregodkjent betalingsmodell.

Bestillingsinformasjon: 

Ta kontakt med Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning.

Organisering av tjenesten: 

Tjenesten reguleres av et sett avtaler. Direktoratet (Unit) som kundekoordinator håndterer avtalene på vegne av kundene.

Et prioriteringsråd for administrative tjenester, med medlemmer fra virksomhetene, benyttes for å ta overordnede beslutninger som gjelder prioriteringer og forvaltning av tjenesten. Prioriteringsrådet støtter seg på et arbeidsutvalg for UBW og et for bestillings- og fakturasystemet Basware. Arbeidsutvalgene består av superbrukere og aktive brukere av systemet.

Unit er også tjenestens ansvarlige driftsleverandør i egenregi, med IT-avdelingen ved Universitetet i Oslo som underleverandører av teknisk serverdrift, og IT NOR AS som underleverandør på teknisk installasjon og oppgradering av UBW.

Pålitelighet: 

Tjenesten har som mål å ha 99,9 prosent tilgjengelighet innenfor normal arbeidstid. Dette oppnås ved avtalemessige krav til underleverandører på drift av servere og programvare, samt ved fokus fra Units side på sikker og pålitelig drift. Sikkerheten ivaretas ved å begrense tilgangen til tjenesten fra eksterne IP-adresser.

ROS-analyser av tjenesten er utført/skal utføres.

Support: 

Brukerstøtte koordineres av direktoratetss tjenesteansvarlig og utføres av virksomhetens egne ansatte samt eksterne konsulenter. Henvendelser skal i hovedsak rettes til Unit.

Kontaktinformasjon: