Idéfasen gjennomføres kontinuerlig i linjeorganisasjonen, og omfatter perioden fra en idé oppstår til det besluttes å gjennomføre et prosjekt. En idé kan være en bestilling fra sektor eller en intern prosjektidé, og den enkelte medarbeider oppfordres til å spille inn prosjektideer til ledelsen etter hvert som de dukker opp. Prosjekter kan startes opp igjennom hele året, og er således ikke avhengig av den årlige budsjettprosessen.

 

Når en idé eller et oppdrag dukker opp i organisasjonen må man vurdere hvorvidt denne skal gjennomføres som et prosjekt eller som en løpende aktivitet. Dersom oppgaven sorterer inn under UNINETTs definisjon av prosjekt (se begrepsdefinisjoner), og oppgavens totalbudsjett er over gjeldende terskelverdi (inkludert timekostnad) skal UNINETTs prosjektrammeverkt benyttes.

Et prosjekt kan ikke formelt startes opp før prosjektgodkjenningsgruppa til det aktuelle selskapet har godkjent dette. Dette skjer i B1, basert på et beslutningsgrunnlag som er utarbeidet på forhånd. Beslutningsgrunnlaget skal minimum inkludere et prosjektmandat, som beskrevet nedenfor.

Forprosjekt gjennomføres som egne prosjekter, og resultatet overleveres til hovedprosjektet i overleveringsfasen.
 

Prosjektmandat (Mal)

Det er linjeleder/tiltenkt prosjekteier som eier prosjektmandatet, og som er ansvarlig for å utarbeide dette. Tiltenkt prosjektleder kan imidlertid utarbeide hele eller deler av prosjektmandatet, dersom linjeleder finner dette mest hensiktsmessig. Linjeleder/tiltenkt prosjekteier skal uansett godkjenne mandatet, og stå inne for innholdet. Mandatet består av to hoveddeler; prosjektbeskrivelse og overordnet risikoanalyse.

Prosjektbeskrivelse

Prosjektbeskrivelsen skal beskrive prosjektets bakgrunn, formål og mål, samt prosjektets kobling mot UNINETTs og/eller det enkelte selskaps strategi og/eller handlingsplan. Beskrivelsen skal også inkludere prosjektets overordnede prioritering, budsjett for planleggingsfasen, samt et grovt budsjettestimat for hele prosjektets levetid.

Overordnet risikovurdering

Det skal foretas en overordnet risikovurdering av prosjektet. Denne kan begrenses til prosjektets identifiserte “tømmerstokker” og alternative suksessfaktorer.

 >> Klikk her for å laste ned mal for prosjektmandat.