I planleggingsfasen skal det planlegges hvordan og når et prosjekt skal gjennomføres og realiseres. Planleggingsfasen gjennomføres kun én gang og skal omfatte hele prosjektets løpetid, uavhengig av om prosjektet strekker seg over ett eller flere år. En budsjettprosess må imidlertid gjennomføres årlig, for godkjenning av ressursuttak og direktekostnader. Det poengteres at dokumentene utarbeidet i planleggingsfasen er dynamiske og det anbefales at de holdes løpende oppdatert igjennom hele prosjektperioden.

I planleggingsfasen er prosjektleder, utpekt i B1, ansvarlig for å planlegge prosjektet. Da det ofte kreves forskjellig kompetanse for å gjennomføre et prosjekt, er det viktig at alle kompetanseområder er representert også i planleggingsfasen. Det anbefales derfor at prosjektplanleggingen gjennomføres i samarbeid med aktuelle prosjektdeltakere. Bruk tid på planleggingen - det gir en enklere og mer effektiv prosjektgjennomføring.

For at prosjektgodkjenningsgruppa skal kunne innvilge gjennomføring av prosjektet, må et beslutningsgrunnlag, bestående av en prosjektplan, gevinstrealiseringsplan og risikomatrise produseres. For prosjekter som strekker seg over ett eller flere årsskifter skal også et årsbudsjett, som spesifiserer ressursuttaket for inneværende/kommende budsjettår utarbeides. Dokumentene er nærmere beskrevet nedenfor.

Det anbefales å gjennomføre et fysisk prosjektoppstartsmøte (kick-off) for å markere oppstarten av prosjektet. Prosjektgruppa kan gjennom dette møtes og bli kjent, noe som igjen øker kvaliteten på planleggingen og i sin tur gjennomføringen.

Prosjektplan (Mal)

En prosjektplan skal utarbeides for hele prosjektperioden. Planen skal sette rammene for prosjektet og inkluderer blant annet totalt ressursforbruk, dokumentasjonskrav, informasjonstiltak, milepæler og prosjektmetodikk. Den skal også inneholde et selvdeklareringsskjema, som redegjør for hvordan det i prosjektet tas hensyn til samordning, og UNINETTs egne arkitekturprinsipper.

Prosjektplanen er dynamisk og revideres etter behov. Det skal til enhver tid eksistere en gyldig, oppdatert prosjektplan (dotProject), samtidig som den opprinnelige prosjektplanen (godkjent i B2) skal være tilgjengelig på UNINETTs planweb

 >>Mal for prosjektplan

 

Risikomatrise (Mal)

Risikomatrisen er ett av prosjektleders fremste verktøy for å følge opp prosjektet. Matrisen bør utarbeides sammen med prosjektgruppen forøvrig, og bør liste opp de viktigste risikiene i prosjektet.

Risikomatrisen er også et godt diskusjonsgrunnlag for styrings- eller referansegrupper og et nyttig verktøy i dialogen mellom prosjektleder og prosjekteier.

Risikomatrisen er ikke obligatorisk, men sterkt anbefalt. Prosjekteier kan pålegge prosjektleder å utarbeide denne som en del av prosjektets planleggingsfase.

 >>Mal for risikomatrise

 

Gevinstrealiseringsplan (Mal)

Alle prosjekter har én eller ofte flere gevinster. Disse kan utledes fra prosjektets formål, og konkretiseres i en gevinstrealiseringsplan.

Gevinstrealiseringsplanen er en opplisting av prosjektets primære gevinster, og legger til rette for et regime for måling av disse også etter at prosjektet er avsluttet.

Gevinstrealiseringsplanen bør utarbeides av hele prosjektgruppen, gjerne i samråd med prosjekteier og eventuelt oppdragsgiver.

Gevinstrealiseringsplanen er ikke obligatorisk, men sterkt anbefalt. Prosjekteier kan pålegge prosjektleder å utarbeide denne som en del av prosjektets planleggingsfase.

 >> Mal for gevinstrealiseringsplan
 

Interessentmatrise (Mal)

Alle prosjekter har interessenter, og det er ofte formålstjenlig å vedligeholde en oversikt over disse. I større prosjekter er det også ønskelig å utarbeide en kommunikasjonsstrategi ovenfor de ulike interessentene. Dette kan dokumenteres i interessentanalysen, som defineres som et arbeidsdokument som bør oppdateres igjennom hele prosjektperioden.

Interessentmatrisen bør utarbeides av prosjektgruppen i fellesskap, men skal ikke gjøres tilgjengelig for andre.

Interessentmatrisen er ikke obligatorisk, men anbefalt. 

 >> Mal for interessentmatrise