Dokumentasjonsforvaltning

Tjenesten Dokumentasjonsforvaltning tilbyr bruk av sak- og arkivsystemet Public 360. Dette er et komplett saksbehandlings- og arkivsystem som støtter Noark 5-standarden. Ved hjelp av systemet kan brukerne opprette og behandle saker, journalføre inngående og utgående saksdokument, samt utarbeide rapporter. Systemet støtter elektronisk saksflyt og papirløs møte- og utvalgsbehandling. Tjenesten er tilpasset statlige og vitenskapelige høgskoler og universiteter i Norge, samt andre virksomheter som er medlemmer av UNINETT.
Hvem kan benytte tjenesten: 

Tjenesten ble opprinnelig etablert for små og mellomstore høgskoler. Antall virksomheter som benytter tjenesten er per i dag 35. Flertallet er høgskoler og universiteter (statlige, vitenskapelige og private), men tjenesten brukes også av andre virksomheter, som for eksempel Nasjonalt folkehelseinstitutt og Senter for internasjonalisering i utdanningen. Alle bruker Public 360 i sin daglige drift. 

Forutsetninger: 

Public 360 ble anskaffet gjennom en felles offentlig anskaffelsesprosess for universiteter og høgskoler som deltok i prosjektet. Senere har det blitt åpnet for at også andre virksomheter som er medlemmer av UNINETT kan benytte Dokumentasjonsforvaltning.

Tjenesten forutsetter tilknytning til forskningsnettet. Det vil si at virksomheten må benytte UNINETT som internettleverandør. Tjenesten krever også Feide-innlogging.

Beskrivelse av tjenesten: 

UNINETT har en rammeavtale med Software Innovation AS, som er leverandør av Public 360. Tjenesten Dokumentasjonsforvaltning tilbyr et komplett saksbehandlings- og arkivsystem som støtter Noark 5-standarden.

Kostnad: 

UNINETTs årlige tjenesteavgift dekker alle kostnader knyttet til anskaffelse, koordinering av samarbeidet og videreutvikling av systemet. Avgiften dekker også timekostnader for ansatte i UNINETT som utfører arbeid tilknyttet tjenesten. Tjenesteavgiften kan variere noe fra år til år, og den fastsettes i nært samarbeid med prioriteringsrådet. Den fordeles etter størrelse på virksomheten – stor, medium og liten virksomhet – basert på antall studenter. For virksomheter uten studenter, er det antall ansatte (multiplisert med en faktor på 6.11), som ligger til grunn for beregning av avgiften. Virksomhetene faktureres en gang i året gjennom en samlefaktura fra UNINETT.

I tillegg til dette påløper vedlikeholds-, drifts-, og brukerstøttekostnader fra leverandør. Dette faktureres direkte fra leverandør.

Bestillingsinformasjon: 

Kontakt UNINETT for informasjon om bestilling.

Organisering av tjenesten: 

I denne tjenesten er UNINETT en kundekoordinator overfor deltakende virksomheter, og kontraktspart overfor leverandøren Software Innovation. Et prioriteringsråd sammensatt av representanter fra deltakende virksomheter benyttes for å ta overordnede beslutninger som gjelder kundens prioriteringer og forvaltning av tjenesten. Her inngår også samarbeid og dialog med prioriteringsråd for andre tjenester som UNINETT tilbyr. Tjenesten har i tillegg et arbeidsutvalg som er satt sammen av fagpersoner og superbrukere fra virksomhetene. Arbeidsutvalget utfører operasjonelt arbeid på vegne av prioriteringsrådet.

Kontaktinformasjon: