Dokumentasjonsforvaltning

NB! Uninett er ikke lenger leverandør av denne tjenesten. Forvaltningen av denne tjenesten ble overført til Unit - Direktoratet for IKT og fellestjenester i høyere utdanning og forskning fra og med 1. januar 2018.

Tjenesten Dokumentasjonsforvaltning tilbyr bruk av sak- og arkivsystemet Public 360. Dette er et komplett saksbehandlings- og arkivsystem som støtter Noark 5-standarden. Ved hjelp av systemet kan brukerne opprette og behandle saker, journalføre inngående og utgående saksdokument, samt utarbeide rapporter. Systemet støtter elektronisk saksflyt og papirløs møte- og utvalgsbehandling. Tjenesten er tilpasset statlige og vitenskapelige høgskoler og universiteter i Norge, m.fl.
Hvem kan benytte tjenesten: 

Tjenesten ble opprinnelig etablert for små og mellomstore høgskoler. Antall virksomheter som benytter tjenesten er per i dag 35. Flertallet er høgskoler og universiteter (statlige, vitenskapelige og private), men tjenesten brukes også av andre virksomheter, som for eksempel Nasjonalt folkehelseinstitutt og Senter for internasjonalisering i utdanningen. Alle bruker Public 360 i sin daglige drift. 

Forutsetninger: 

Public 360 ble anskaffet gjennom en felles offentlig anskaffelsesprosess for universiteter og høgskoler som deltok i prosjektet.

Tjenesten forutsetter tilknytning til forskningsnettet. Det vil si at virksomheten må benytte Uninett som internettleverandør. Tjenesten krever også Feide-innlogging.

Beskrivelse av tjenesten: 

Direktoratet har en rammeavtale med Software Innovation AS, som er leverandør av Public 360. Tjenesten Dokumentasjonsforvaltning tilbyr et komplett saksbehandlings- og arkivsystem som støtter Noark 5-standarden.

Kostnad: 

Årlig tjenesteavgift dekker alle kostnader knyttet til anskaffelse, koordinering av samarbeidet og videreutvikling av systemet. Avgiften dekker også timekostnader for ansatte i direktoratet som utfører arbeid tilknyttet tjenesten. Tjenesteavgiften kan variere noe fra år til år, og den fastsettes i nært samarbeid med prioriteringsrådet. Den fordeles etter størrelse på virksomheten – stor, medium og liten virksomhet – basert på antall studenter. For virksomheter uten studenter er det antall ansatte (multiplisert med en faktor på 6.11) som ligger til grunn for beregning av avgiften. Virksomhetene faktureres en gang i året gjennom en samlefaktura fra direktoratet.

I tillegg til dette påløper vedlikeholds-, drifts-, og brukerstøttekostnader fra leverandør. Dette faktureres direkte fra leverandør.

Bestillingsinformasjon: 

Ta kontakt med direktoratet (Unit) for nærmere informasjon

Organisering av tjenesten: 

I denne tjenesten er direktoratet (Unit) en kundekoordinator overfor deltakende virksomheter, og kontraktspart overfor leverandøren Tieto/Software Innovation. Et prioriteringsråd for administrative tjenester, sammensatt av representanter fra sektoren, benyttes for å ta overordnede beslutninger som gjelder kundens prioriteringer og forvaltning av tjenesten. Her inngår også samarbeid og dialog med prioriteringsråd for andre tjenester som direktoratet tilbyr. Tjenesten har i tillegg et arbeidsutvalg som er satt sammen av fagpersoner og superbrukere fra virksomhetene. Arbeidsutvalget utfører operasjonelt arbeid på vegne av prioriteringsrådet.

Kontaktinformasjon: