Dokumentasjonsforvaltning

UNINETT tilbyr i tjenesten dokumentasjonsforvaltning bruk av sak og arkivsystemet Public 360. Det er et komplett saksbehandlings- og arkivsystem som støtter Noark-5 standarden. Ved hjelp av systemet kan brukerne opprette og behandle saker, journalføre inngående og utgående saksdokumenter, og utarbeide rapporter. Systemet har også støtte for elektronisk saksflyt, og papirløs møte og utvalgsbehandling. Tjenesten er tilpasset statlige og vitenskapelige høgskoler og universiteter i Norge, i tillegg til virksomheter som er medlemmer av UNINETT.
Hvem kan benytte tjenesten: 
Tjenesten ble opprinnelig etablert for små og mellomstore høgskoler. Antall virksomheter er per i dag 35. Flertallet er høgskoler og universiteter (statlige, vitenskapelige og private), men tjenesten er også tatt i bruk av andre virksomheter som for eksempel Nasjonalt folkehelseinstitutt og Senter for internasjonalisering i utdanningen . Alle bruker Public 360 i sin daglige drift. 
Forutsetninger: 

Tjenesten tilbyr saksbehandlings- og arkivsystemet Public 360, som ble anskaffet gjennom en felles offentlig anskaffelsesprosess for universiteter og høgskoler som deltok i prosjektet. En forutsetning for deltakelse i anskaffelsesprosessen, var å benytte UNINETT som internettleverandør, det vil si være tilknyttet forskningsnettet. Senere er det åpnet for at også andre virksomheter som er medlemmer av UNINETT kan benytte tjenesten.
 

Beskrivelse av tjenesten: 

UNINETT har en rammeavtale med Software Innovation AS som leverandør av Public 360 overfor virksomhetene. Det tilbys et komplett saksbehandlings- og arkivsystem som støtter Noark-5 standarden.

Denne tjenesten krever Feide.

Denne tjenesten krever at virksomheten er tilknyttet forskningsnettet.

Kostnad: 

UNINETTs årlige tjenesteavgift dekker alle kostnader knyttet til anskaffelse, koordinering av samarbeidet og videreutvikling av systemet. Avgiften dekker også timekostnader for ansatte i UNINETT som utfører arbeid tilknyttet tjenesten. Tjenesteavgiften kan variere noe fra år til år og den fastsettes i nært samarbeid med prioriteringsrådet. Den fordeles etter størrelse på virksomheten, stor, medium og liten virksomhet, basert på antall studenter. For virksomheter uten studenter, er det antall ansatte (multiplisert med en faktor på 6.11), som ligger til grunn for beregning av avgiften. Virksomhetene faktureres en gang i året gjennom en samlefaktura fra UNINETT.

I tillegg til dette påløper vedlikeholds-, drifts-, og brukerstøttekostnader fra leverandør. Dette faktures direkte fra leverandør.

Bestillingsinformasjon: 

Kontakt UNINETT for mer informasjon.

Organisering av tjenesten: 

I denne tjenesten er UNINETT en kunde/virksomhetskoordinator, og er kontraktspart overfor leverandøren Software Innovation. Systemet leveres og driftes av Software Innovation. Et prioriteringsråd sammensatt av representanter fra deltakende virksomheter benyttes for å ta overordnede beslutninger som gjelder kundens prioriteringer og forvaltning av tjenesten. Her inngår også samarbeid og dialog sammen med prioriteringsråd for andre tjenester som UNINETT tilbyr. Tjenesten har også et arbeidsutvalg som er satt sammen av fagpersoner/superbrukere fra virksomhetene. Arbeidsutvalget utfører operasjonelt arbeid på vegne av prioriteringsrådet.

Kontaktinformasjon: