Krav til bruk av skytjenester

Ingress: 
For mange universiteter og høgskoler er skytjenester attraktive alternativer til selv å drifte IT-systemer og -tjenester som anvendes i forskning, undervisning, administrasjon eller formidling. Samtidig er det usikkerhet knyttet til hvilke lover og regler som gjelder for bruk av skytjenester: «hvilke rettslige krav stilles og hvordan kan vi overholder de lover og regler som gjelder»?
Brødtekst: 

 

Formål og målgruppe

I denne veilederen gjøres det rede for de viktigste lovene og reglene som gjelder for bruk av skytjenester. Veilederen retter seg spesielt mot ansatte ved universiteter og høyskoler som har ansvaret for valg og forvaltning av skytjenester.

Lover og regler

Det er særlig fem lov- og regelverk som ansatte med ansvar for skytjenester bør kjenne til. Dette er:

  1. Personopplysningsloven
  2. Eforvaltningsforskriften
  3. Arkivloven
  4. Reglement for økonomistyring i staten med bestemmelser
  5. Bokføringsloven

Skymegler og rettslig ansvar

Skymegleren (UNINETT AS) gir råd og veiledning om hvordan særlig relevante bestemmelser i disse lov- og regelverkene kan ivaretas av universiteter og høyskoler. Institusjonene selv er likevel helt og fullt ansvarlig for at bruken av skytjenester skjer på lovlig måte.

Institusjonene kan bli ilagt sanksjoner av tilsynsmyndigheter, for eksempel bøter, dersom lovene og reglene ikke overholdes.

Faseinndeling

Veilederen gjør rede for hvordan bestemmelser i de nevnte lov- og regelverkene kommer til anvendelse i de ulike fasene av skytjenestebruken. Fasene dekker hele tjenestelivssyklusen – fra begynnelse til slutt:

  • Utredningsfasen omhandler de reglene som gjelder når universitetet eller høyskolen vurderer om de skal bestille og benytte skytjenester i forskning, undervisning, administrasjon eller formidling.
  • Avtalefasen omhandler de reglene som gjelder for inngåelse av avtaler mellom universitetet eller høyskolen og leverandører av skytjenester.
  • Forvaltningsfasen omhandler de reglene som gjelder etter at lovpålagte avtaler er inngått og skytjenester tatt i bruk i forskning, undervisning, administrasjon eller formidling.
  • Opphørsfasen omhandler de reglene som gjelder når universitetet eller høyskolen velger å avslutte bruken av skytjenester.

 

Andre lovverk

Også andre lovverk enn de som omtales i denne veilederen kan være relevante i forbindelse med skytjenester. Dette gjelder for eksempel lov om offentlige anskaffelser. Anskaffelsesreglene faller imidlertid utenfor rammen for denne veilederen.

Lovendringer

Veilederen vil bli oppdatert når det kommer lovendringer som har særlig betydning for bruken av skytjenester i universitets- og høyskolesektoren.

 

Denne veilederen ble sist oppdatert  21.12.2016