Dropbox

Dropbox baserer lagring av egne dokumenter (egne dokumenter, eller dokumenter som skal deles med noen få) på klient og web-delen i Dropbox. Løsningen tillater lagring, deling, versjonskontroll og samskriving. Alle filer og mapper som lagres i Dropbox for Education er private, med mindre de deles med andre. Du kan for eksempel enkelt dele en fil eller mappe med alle i organisasjonen ved å plassere den i mappen Del med alle eller dele enkeltfiler med andre utenfor organisasjonen.

Filer man har i Dropbox kan synkroniseres ned på egen PC (for off-line bruk). Dette gjøres via en egen klient. Det er mulig å velge hvilke mapper og filer som synkroniseres ned. Løsningen har foreløpig ingen grense for antall filer eller total størrelse.

Hvem kan benytte tjenesten: 

Alle, men tjenesten må bestilles gjennom lokal IT-organisasjon

Forutsetninger: 

Alle virksomheter er forpliktet til å gjennomføre risikovurdering av informasjonssikkerheten i skyløsningen før den tas i bruk. UNINETTs UH-skyprogram har i tett samarbeid med Sekretariatet for informasjonssikkerhet laget en generell ROS-veileder for skytjenester. Vi anbefaler at dere tar en titt på veilederen for risiko- og sårbarhetsvurdering for innspill til hva dere bør undersøke når dere skal gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse av Dropbox.

Beskrivelse av tjenesten: 

Dropbox har flere lag med sikkerhet for å unngå datatap samt sikre brukerne tilgang.

Metadata: redundante kopier av metadata er distribuert over flere uavhengige enheter i datasenteret, noe som garanterer minst N+2 tilgjengelighet. Inkrementell back-up kjøres pr time og full back-up kjøres daglig. Metadata lagres og håndteres på egne Dropbox servere

Fil Innhold: Redundante kopier (file blocks) er lagret på minimum to separate geografiske lokasjoner og replikeres også intern på lokasjonen (NB: for kunder som kun velger å lage i Europa, foregår all slik datahåndtering innen denne regionen). Magic Pocket og AWS er designet for å gi en årlig oppetid på 99.999999999

Arkitekturen, applikasjonene og synkroniseringsmekanismene i Dropbox er designet slik at de sammen sørger for å beskytte brukeren og sørge for høy oppetid. F.eks. hvis løsningen mot formodning skulle være nede vil alle lokalt lagrede filer være tilgjengelig, og endringer/tillegg vil synkroniseres så snart tjenesten er på plass igjen

 

Versjonering og gjennoppretting av tidligere versjoner

Dropbox lagrer versjonshistorikk for alle typer filer, med unntak for mapper og applikasjonspakker. Når man skriver og/eller endrer på en fil online, vil den automatisk skape en ny versjon. Hvis man jobber off-line vil bare den siste versjonen av filen bli lagret. Versjonering strekker seg 120 dager tilbake, og denne funksjonen er satt opp automatisk. Brukerne kan selv hente ut tidligere versjoner og slettede filer fra et web grensesnitt. For Microsoft Office dokumenter kan man også hente ut versjonshistorikk via den integrerte Dropbox Badge

Back-up og gjenfinng av slettede filer

Drobox har ingen back-up løsning, men tilbyr utvidet tid for gjenoppretting av slettede filer. Ønsker man en løsning for gjenoppretting av filer som er eldre en 120 dager må man benytte løsninger levert av 3-part 

Løsningen baserer seg i all hovedsak på selvbetjening og krever et minimum av opplæring for brukerne. Dette er viktig at det blir tatt hensyn til ved innføring

Brukeren, admin eller lokal support kan selv gjenopprette slettede dokumenter ved å gå til Dropbox webgrensesnitt, eventuelt søppelboksen til Windows om man bruker synkroniseringsklienten.  Alle filer som blir slettet blir liggende 120 dager.

Ved kryptovirus eller andre grunner til at alle filer må gjenopprettes til en tidligere versjon kan man bruke søppelkassen, men i mange tilfeller vil det være hensiktsmessig å kontakte Dropbox support for å be om gjenoppretting av et helt dokumentbiblotek.  Det er viktig at innmelder er nøyaktig i tidsangivelsen av når det skal gjenopprettes fra (dette reduserer supporttiden betydelig

Oppbevaring og Retention Tags

Ut i fra mottatt dokumentasjon tilbyr ikke Dropbox ”retention”, dvs dokumenter kan ikke oppbevares utover den tid de er tilgjengelig i Dropbox (evnt 120 dager etter det er slettet

Kostnad: 

Tjenesten er priset pr bruker

Bestillingsinformasjon: 

Inntil videre kontakt UH-Sky for bestilling

Support: 

Gjennom avtalen med Dropbox har sektoren tilgang til support for bl.a. hjelp til gjenoppretting av dokumenter. Det er viktig å understreke at uten Premier support (betalbar tjeneste) jobber Dropbox etter ”best effort” prinsippet, dvs ingen garantier på tidsbruk eller ferdigstillelse.

Kontaktinformasjon: 
Added value: 
EU, Rammeavtale
Custom category: 
Lagring