OneDrive (STaaS)

Microsoft baserer lagring av egne dokumenter (Egne dokumenter, eller dokumenter som skal deles med noen få) på OneDrive for Business* Løsningen er en del av Office 365 og tillater bl.a. samskriving. Alle filene du lagrer i OneDrive for Business er private, med mindre du har bestemt deg for å dele dem. Du kan for eksempel enkelt dele en fil med alle i organisasjonen ved å plassere den i mappen Del med alle. Hvis du er logget på i Office 365, kan du også dele med samarbeidspartnere utenfor organisasjonen, hvis organisasjonen tillater det.

Filer man har i OneDrive for Business kan synkroniseres ned på egen PC (for Off-line bruk). Dette gjøres via en egen klient. Det er mulig å velge hvilke mapper og filer som synkroniseres ned. Løsningen har foreløpig en grense på 5 TB (Max filstørrelse er 15 GB). Det vil iløpet av høsten 2017 komme ny funksjonalitet som gjør det mulig fra OneDrive klienten å se filer som ikke er synkronisert, men bare befinner seg i skyen.

For filer som deles med andre (prosjekter/avdelinger etc.) anbefaler Microsoft bruk av SharePoint Online. Oppretting og Back-up dekkes på linje som OneDrive for business (de deler rammeverk)

*MERKNAD:

OneDrive for Business er forskjellig fra OneDrive, som er ment for personlig lagring utenom arbeidsplassen. OneDrive for Business er også forskjellig fra SharePoint Online, som er ment for lagring av gruppe- eller prosjektrelaterte dokumenter.

Hvem kan benytte tjenesten: 

Alle, men tjenesten må bestilles gjennom lokal IT-organisasjon

Forutsetninger: 

Forutsetter gjennomført ROS og signert databehandleravtale

Status description: 

Tjenesten er i pilot . Den kan ha alle tre definerte forventninger om pålitelighet og må ha lav kritikalitet. Levetid defineres innenfor maksimum 12 måneder. Etter endt levetid kan en pilot legges ned, få forlenget levetid eller oppgraderes til produksjonstjeneste. Tilgang til en pilot kan være begrenset til en bestemt gruppe (for eksempel ansatte) eller institusjon. Det skal finnes brukerveiledning (dokumentasjon og evt. brukerstøtte).

Varighet: 
Tirsdag, august 1, 2017 - 12:15
Beskrivelse av tjenesten: 

Når det gjelder dokumenter og annen informasjon lagret i SharePoint Online og OneDrive for Business så foretas det flere sikkerhetskopier av dataene. Når en bruker laster opp et dokument så gjøres det en speiling av dokumentet til et annet område i datasenteret. Derfra foretas en asynkron «log shipping» til et annet datasenter i regionen (Europa for norske kunder). I tillegg til synkron og asynkron replikering, så foretas det backup av kundedata flere ganger daglig. Disse dataene blir også̊ asynkront replikert til et annet datasenter.

Office 365 har omfattende rutiner og mekanismer på̊ plass for å sikre at data ikke går tapt på̊ grunn av systemfeil, og et av tiltakene vi gjør er å ha flere kopier av dataene. Microsoft sitt krav er at  kundedata er tilgjengelig  99,9% av tiden, og i praksis er  oppetid i Office 365 på 99,98%.

Versjonering og gjenoppretting av tidligere versjoner av dokumenter

Versjonslogg er aktivert som standard i OneDrive for Business, men hvis du ikke ser versjonslogg-kommandoen, kan det være at versjonslogg er deaktivert. Disse loggene gjør det mulig å se og gjenopprette tidligere versjoner av dokumenter. Antall versjoner som skal være tilgjengelig settes i Office 365 admin konsollet

Back-up og gjefinning av slettede filer

OneDrive for Business og SharePoint online har ingen back-up løsning, men tilbyr utvidet tid for gjenoppretting av slettede filer. Ønsker man en løsning for gjenoppretting av filer som er eldre en 93 + 14 dager må man benytte løsninger levert av 3-part som f.eks. Veeam eller Comvault (se avsnitt x).

Løsningen baserer seg i all hovedsak på selvbetjening og krever et minimum av opplæring for brukerne. Dette er viktig at det blir tatt hensyn til ved innføring

Brukeren, admin eller lokal support kan selv gjenopprette slettede dokumenter ved å gå til søppelboksen i OneDrive for business/SharePoint Online, eventuelt søppelboksen til Windows om man bruker synkroniseringsklienten.  Alle filer som blir slettet blir liggende 93 dager i denne søppelboksen, etter dette kan Office support hjelpe i 14 dager til da filene befinner seg i en felles ”søppel-container”.

Ved kryptovirus eller andre grunner til at alle filer må gjenopprettes til en tidligere versjon kan man bruke søppelkassen, men i mange tilfeller vil det være hensiktsmessig å kontakte Office 365 support for å be om gjenoppretting av et helt dokumentbiblotek.  Det er viktig at innmelder er nøyaktig i tidsangivelsen av når det skal gjenopprettes fra (dette reduserer supporttiden betydelig)

Unntak fra disse reglene oppstår når Admin sletter en konto og/eller en Site Collection. I slike tilfeller kan man i løpet av en 30 dagers periode kontakte Microsoft support for å få på plass en gjenoppretting. Utover 30 dager er man avhengig av 3-partsverktøy

Oppbevaring og Retention tags

Office 365 gjør det mulig for organisasjonen selv å sette oppbevaringsregler (retention tags) i ”sikkerhet og samsvar” delen av admin konsollet. Eksempelvis kan man lage en oppbevaringsregel som sier at alt innhold i alle brukeres OneDrive for Business-biblioteker skal tas vare på̊ i 10 år etter sist endret dato, også̊ dersom brukeren sletter dokumenter. Dette spiser av den totale mengden lagring man har tilgjengelig Dette må ikke forveksles med Back-up løsninger da det i all hovedsak er ment for å møte juridiske krav til sikring (ref. F.eks. finansloven) og gjenfinning/gjenoppretting ikke kan gjøres på en enkel måte.

Kostnad: 

Tjenesten er inkludert i Office 365

Bestillingsinformasjon: 

Inntil videre kontakt UH-Sky for bestilling

Support: 

Gjennom avtalen med Microsoft har sektoren tilgang til Office 365 support for bl.a. hjelp til gjenoppretting av dokumenter. Det er viktig å understreke at uten Premier support (betalbar tjeneste) jobber Microsoft etter ”best effort” prinsippet, dvs ingen garantier på tidsbruk eller ferdigstillelse. 

Kontaktinformasjon: 
Kontakt: 

 

Arnfinn Amdam

UNINETT AS

+47 934 03 077