Personvernerklæring for Meldeskjema og Min forskning

Hvem har ansvaret for hvordan vi behandler personopplysninger om deg? 

Når du anvender vårt meldeskjema for behandling av personopplysninger er Sikt databehandler for institusjonen du er ansatt ved, eller studerer ved, og da er institusjonen ansvarlig for behandlingen av opplysningene.

Forholdet er regulert i en databehandleravtale mellom Sikt og institusjonen din.

Når du anvender chat eller meldingsdialog med våre rådgivere i forbindelse med Meldeskjema og Min forskning, er det Sikt som er behandlingsansvarlig. 

Hvilke personopplysninger behandler vi om deg? 

Sikt behandler noen få typer personopplysninger. Eksempler på opplysninger er navn, e-postadresse og annen kontaktinformasjon, ansattsted, stilling, studiested og informasjon om forskningsprosjektene dine/som er delt med deg.  

Unntaksvis behandler vi sensitive opplysninger om helseforhold. Det vil bare skje dersom du selv har oppgitt slike opplysninger i et av våre skjema, meldingsdialog, chat eller e-post.

Vi vil aldri be deg om å oppgi sensitive opplysninger.  

Sikt bruker bare opplysninger om deg som er nødvendige og relevante for å kunne yte våre tjenester. Vi kan sammenstille informasjonen om deg og forskningsprosjektene dine med andre av våre tjenester dersom det er relevant.

Hensikten med å sammenstille informasjon er å kunne yte en bedre tjeneste til deg, eksempelvis Min forskning, som gjør at du får samlet oversikt til opplysningene og forskningsprosjektene dine.  

Ditt personvern – behandling av personopplysninger i søknader og tjenester

Når du anvender meldeskjema, chat, meldingsdialog og Min side, bruker vi de opplysningene du selv oppgir om deg selv og forskningsprosjektet, eventuelt opplysninger du har lagt inn i tilsvarende tjenester før. 

Formål med behandlingen

Vi trenger personopplysningene for å kunne yte tjenestene våre. Vi må gi deg et svar på tjenesten du bruker, eksempelvis vår vurdering av behandlingen du har meldt inn på meldeskjema. Vi må også kunne kontakte deg for å besvare henvendelsene eller spørsmålene dine. 

Sikt bruker også personopplysningene i videreutvikling av tjenestene, som også kan resultere i nye tjenester. Personopplysningene brukes til å forbedre systemer og gi raskere svar. 

Vi trenger også opplysningene for å kunne gi deg god brukerstøtte og rette feil i våre IT-systemer. 

Opplysningene bruker vi også til statistikk og analyser, eksempelvis hvor mange som bruker tjenestene våre, og hvordan tjenestene fungerer. Statistikken inneholder ikke personopplysninger og vil kunne deles med tredjeparter. For eksempel rapporterer vi til eieren vår, som er Kunnskapsdepartementet.  

Sikt bruker bare personopplysningene om deg når det er nødvendig for å utføre oppgavene våre. Det er ansatte med tjenestebehov som har tilgang til opplysningene. Ansatte i Sikt har taushetsplikt. 

Hva gir oss rett til å behandle personopplysninger om deg? 

Når Sikt behandler personopplysninger må vi ha et rettslig grunnlag, såkalt behandlingsgrunnlag. Behandlingsgrunnlag for behandlingen vi foretar av dine opplysninger fra meldeskjema, chat, meldingsdialog og Min side er “berettiget interesse”, jf. Personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav f). 

Opplysningene vi har registrert om deg vil det være du selv som har oppgitt, med unntak av at du kan være oppgitt av en annen som veileder for et studentprosjekt, medarbeider i et forskningsprosjekt eller oppgitt at du skal ha tilgang til en tjeneste hos oss. Utover det samler vi ikke informasjon om deg fra andre.

Dersom andre har oppgitt opplysninger om deg i våre systemer, vil du samtidig ha mottatt en invitasjon på e-post om tilgang til en tjeneste hos oss. 

Hvordan behandler vi personopplysningene? 

Vi behandler personopplysningene dine ved å: 

• Samle inn opplysninger om deg via våre skjema og tjenester som finnes på sikt.no 
• Registrere og sammenstille opplysningene 
• Ta avgjørelser som å gi deg en vurdering av behandling av personopplysninger i studentoppgave eller forskningsprosjekt 
• Gi deg automatisert vurdering dersom du melder inn en behandling av personopplysninger med lav personvernulempe og risiko 
• Besvare dine henvendelser og spørsmål 
• Gi deg tilgang til å bruke en av våre ressurser eller verktøy, som meldeskjema, Min forskning, datahåndteringsplan eller laste opp data i vår arkiveringsportal 
• Lagre opplysningene 
• Korrigere opplysningene ved feil 

Hvor lenge lagrer vi opplysningene? 

Sikt har som offentlig virksomhet en plikt etter arkivloven og statens økonomireglement til å oppbevare opplysningene for ettersyn og kontroll.  

Opplysninger vi ikke har en plikt til å oppbevare, vil bli slettet når behovet vi har for å behandle dem faller bort. Meldeskjematjenesten er basert på en avtale med institusjonen du er ansatt ved/studerer ved.

Opplysningene blir oppbevart minimum så lenge avtalen varer. Opplysningene i meldeskjema og meldingsdialog vil kunne bli overført Arkivverket for permanent oppbevaring. Opplysningene fra chat slettes innen 3 måneder. 

Eksterne leverandører som leverer tjenester til Sikt 

På noen områder inngår Sikt avtaler med leverandører om å utføre oppgaver på vegne av Sikt.

Avtalen med leverandøren regulerer hvordan den behandler personopplysningene på vegne av Sikt. Det betyr at leverandøren ikke kan behandle personopplysningene på andre måter enn det som er avtalt med Sikt. I avtalene stiller vi strenge krav til sikkerhet, kontroll og dokumentasjon.   

For å gi rådgivning og tilbakemeldinger til brukere av Meldeskjema og Min forskning, benytter Sikt chattefunksjonen Puzzel og meldingsfunksjonen Mailjet.

Leverandørene har kun anledning til å benytte opplysninger for å utføre den konkrete tjenesten på vegne av Sikt. 

Puzzel får tilgang til brukerID og det du oppgir i chattetjenesten. Opplysningene oppbevares av Puzzel i inntil 3 måneder. Chat med informasjon som har betydning for vurdering av et prosjekt legges inn som en melding i meldingsdialogen av Sikts rådgivere, og oppbevares permanent.  

Sikkerhet i Sikt 

Sikt har et etablert styringssystem for å ivareta krav til informasjonssikkerhet i alle våre tjenester og systemer. Styringssystemet omfatter blant annet fysisk sikkerhet, sikkerhet i IT-systemene, avtaler med leverandører, risikostyring og beredskap- og krisehåndtering.  

All infrastruktur og data er lokalisert innenfor EU/EØS eller land som oppnår et tilstrekkelig beskyttelsesnivå i henhold til EU-kommisjonens beslutning. Det gjelder også våre leverandører. 

Sikt har eget personvernombud, som du kan kontakte hvis du har spørsmål til hvordan personopplysningene dine behandles hos oss. 

Dine rettigheter 

Så lenge vi behandler personopplysningene dine, har du rett til: 

• innsyn i hvilke personopplysninger som er registrert om deg og motta kopi av opplysningene. Du kan også gjøre det selv ved å logge inn i tjenesten du har anvendt. Du vil da se hvilke opplysninger som er registrert og ta kopi.  
• å få rettet opplysninger om deg som ikke er korrekte. Som regel kan du korrigere uriktige opplysninger selv i tjenesten du har anvendt. 
• å få utlevert data i en maskinlesbar form (dataportabilitet) 
• å protestere mot behandlingen 
• å begrense behandlingen under gitte vilkår 
• å sende klage til Datatilsynet dersom du er uenig i måten vi behandler dine personopplysninger. 

Hvor kan jeg finne ut mer? 

Hvis du har spørsmål til behandlingen, eller ønsker å benytte deg av dine rettigheter, ta kontakt med: 

• Sikts personverntjenester: personverntjenester@sikt.no
• Personvernombudet vårt: personvernombud@sikt.no